Ochrona danych osobowych w biurach rachunkowych jest szczególnie istotnym zagadnieniem. Jest tak dlatego, że księgowi występują w dwóch rolach. Po pierwsze jako administratorzy danych osobowych – kiedy przetwarzają dane swoich klientów, pracowników, kontrahentów. Po drugie jako podmiot przetwarzający, kiedy pracują na danych przekazanych im przez swoich klientów.

Ta druga kwestia wydaje się być nawet bardziej istotna. Księgowi przetwarzają bowiem na zlecenie swoich Klientów bardzo dużo danych. Zgodnie z nowymi regulacjami ich przetwarzanie nie może odbywać się bez podstawy prawnej. Co więcej za ich prawidłowe zabezpieczenie odpowiadają właśnie księgowi.

Klient ma prawo oczekiwać, że powierza swoje dane podmiotowi nie tylko dobrze przygotowanemu merytorycznie, ale takiemu który przekazane dane wykorzysta i zabezpieczy w sposób prawidłowy.

Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym – etapy

Pomimo powyższego wdrożenie RODO w biurze księgowym może przebiec sprawnie i bezproblemowo. Zamierzeniem jest zawsze doprowadzenie do sytuacji, w której dane osobowe są prawidłowo przetwarzane i należycie chronione.

Przygotowania biura rachunkowego do wdrożenia RODO powinno odbywać się wielotorowo.

Najważniejszy jest audyt, który pozwoli zweryfikować w jakim obszarze przetwarzane są dane osobowe, jakie to są dane, czy jak są one zabezpieczane. Jest to pierwsza i podstawowa czynność do wykonania – bez niej nie sposób jest poznać swojego przedsiębiorstwa.

Fundacja przygotowała prostą, intuicyjną ankietę audytową, która pozwala zdiagnozować aktualny stan biura rachunkowego. Została ona napisana prostym, nieprawniczym językiem, tak aby jej wypełnienie nie sprawiało trudności. W razie jednak jakichkolwiek wątpliwości specjaliści są do dyspozycji Księgowych i służą swoją pomocą.

Na podstawie prawidłowo przeprowadzonego audytu – po jego zweryfikowaniu i ewentualnym wyjaśnieniu niejasności – powstaje dedykowana dokumentacja RODO dla biur rachunkowych. Specjaliści Fundacji przygotowują dopasowane do konkretnego biura księgowego dokumenty, a także zalecenia i rekomendację w zakresie rzeczy, które można poprawić.

W końcu, wraz z dokumentami przesyłana jest również instrukcja jak należy „wdrożyć” poszczególne dokumenty w swoje procedury i w jakich sytuacjach należy ich używać.

Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych

Co przy tym ważne dokumentacja RODO dla biur rachunkowych obejmuje kilkanaście pozycji. Ich pełen wykaz znajduje się pod tym adresem: wykaz dokumentów.

Najważniejsze z nich to:

1. polityka ochrony danych – czyli podstawowy dokument stanowiący zbiór zasad stosowanych w biurze rachunkowym w zakresie ochrony danych osobowych,
2. dostosowane klauzule informacyjne – dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych, pracowników itd.
3. wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – zabezpieczającej interesy księgowego jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe swoich klientów.

Artykuł Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych pochodzi z serwisu .

RODO w biurze rachunkowym – ankieta audytowa

Swoją pracę poprzedzamy przeprowadzeniem autorskiego audytu. Przygotowaliśmy ankietę audytową, która pozwala nam na zdalne wdrożenie RODO w Państwa firmie. Jest to szczególnie istotne w dobie pandemii koronawirusa. Tylko dyscyplina może pomóc walczyć nam z zagrożeniem. Powinniśmy dbać nie tylko o siebie, ale również o pozostałych obywateli. Co przy tym ważne ankieta jest napisana przystępnym językiem, przez co jej wypełnienie jest bardzo proste. Zajmuje niewiele czasu, a nam daje pełen obraz przedsiębiorstwa.

Rzetelnie wypełniona ankieta pozwala nam poznać obszary, w których biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe. Jest również źródłem wiedzy o środkach ochrony oraz dostrzeganych zagrożeniach.

Na podstawie ankiety przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla biura rachunkowego.

Dedykowane dokumenty RODO dla biura rachunkowego

We współpracy z prawnikami – adwokatami i radcami prawnymi prowadzącymi własne kancelarie prawnicze – specjalistami z zakresu ochrony danych osobowych przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla księgowych.

Nie ilość, ale jakość dokumentów jest najważniejsza. W naszej opinii nie sposób zapewnić należytej ochrony danych osobowych posługując się ogólnodostępnymi szablonami kiepskiej jakości. Nasze dokumenty są przygotowywane pod konkretne biuro księgowe. Uwzględniają uwarunkowania stosowane przez indywidualne podmioty, w tym m.in. programy na których pracują.

Swoją siedzibę mamy w Jaworznie na Śląsku, jednak działamy na terenie całej Polski. Nasi specjaliści prowadzą wdrażają RODO w biurach rachunkowych z siedzibą w Krakowie, w Warszawie, w Katowicach, w Gdańsku, w Rzeszowie, w Łodzi, czy we Wrocławiu. Przygotowujemy dokumentację RODO dla księgowych w Poznaniu, w Kielcach, w Lublinie i w Gdyni.

Co ważne udostępniamy dokumenty elektronicznie, w formie edytowalnej. Jesteśmy również do dyspozycji Klientów po procesie wdrożenia RODO. Zawsze podkreślamy, że ochrona danych osobowych to ciągły proces, a nie jednorazowe działanie.

Dobre praktyki RODO dla biura rachunkowego

RODO to nie tylko nakazy i zakazy. To zbiór reguł dobrego postępowania. Wytyczne, które każdy powinien dostosować do swojej firmy. Nie ma tam sztucznych zapisów o tym, że hasło ma liczyć 8 liter, 2 cyfr i 1 znak specjalny. Przedsiębiorca sam powinien dostosować poziom ochrony do swojej firmy.

Bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu wypracowaliśmy dobre praktyki dla biur rachunkowych w zakresie RODO. W ramach współpracy doradzamy lub odradzamy pewne rozwiązania. Sugerujemy sprawdzone przez nas metody działania.

Jesteśmy do dyspozycji Klientów.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO w biurze rachunkowym i przygotowanie dokumentacji RODO dla biura rachunkowego, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Kraków, Dąbrowa Tarnowska, Niepołomice, Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.

Artykuł Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym pochodzi z serwisu .