Wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych

Prezes UODO, w specjalnym oświadczeniu w sprawie koronawirusa przypomniał przedsiębiorcom, że RODO nie może być przeszkodą w zwalczeniu SARS-CoV-2, a ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych nie podważa zasad przetwarzania danych osobowych, tylko z nimi koresponduje.

Przypominamy, że na mocy wspomnianej ustawy podmioty gospodarcze mogą otrzymać od Głównego Inspektora Sanitarnego (lub upoważnionej jednostki sanitarnej na szczeblu wojewódzkim) decyzje, nakładające „obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych i współdziałania z innymi organami administracji publicznej oraz organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej”. Niestety nie wiemy o jakie konkretnie czynności chodzi, a pojęcie „określonych czynności zapobiegawczych i kontrolnych” jest na tyle pojemnym stwierdzeniem (i mało precyzyjnym), że właściwie nie wiemy czego należy się spodziewać.

Tym samym – wbrew oczekiwaniom – wspomniane oświadczenie Prezesa UODO okazało się być jedynie ogólnikowym zaleceniem, aby przy podejmowaniu jakichkolwiek działań mających na celu zapobieganie rozprzestrzenianiu się epidemii, przedsiębiorcy postępowali zgodnie z komunikatami Państwowej Inspekcji Sanitarnej, a we wszelkich kwestiach związanych z walką z chorobą zwracali się do Głównego Inspektora Sanitarnego jako organu właściwego w tym zakresie.

Co więcej, w treści oświadczenia całkowicie pominięto kwestię, czy przedsiębiorcy mogą wdrażać konkretne środki zapobiegawcze lub kontrolne z własnej inicjatywy, a jeśli tak, to w jakim zakresie.

Pogląd Europejskiej Rady Ochrony Danych wyjaśnia jakich informacji pracownik jest obowiązany udzielić swojemu pracodawcy

Znacznie bardziej konkretna w omawianym aspekcie jest Europejska Rada Ochrony Danych, która wyraziła pogląd, że RODO dopuszcza przetwarzanie określonych szczególnych kategorii danych osobowych, np. danych o stanie zdrowia, jeśli jest to konieczne do realizacji istotnych zadań w interesie publicznym (art. 9 ust. 2 lit. i), na podstawie prawa unijnego lub krajowego, lub jeśli zachodzi konieczność ochrony żywotnych interesów osób, których dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. c), ponieważ pkt 46 Preambuły wyraźnie odnosi się do zapobiegania rozprzestrzenianiu się epidemii.

Na tej podstawie, w naszej ocenie, można wnioskować, że jeżeli pracodawca ma na celu ochronę pozostałych pracowników i działa zgodnie z wymogami nałożonymi przez Państwową Inspekcję Sanitarną oraz Głównego Inspektora Sanitarnego to podwładny nie ma prawa odmówić udzielenia informacji. Do takich działań można zaliczyć przede wszystkim:

• mierzenie temperatury ciała: w trakcie przeprowadzania badań losowych (bez zidentyfikowania danej osoby) w świetle prawa nie zachodzi proces zbierania danych osobowych; według zasady minimalizacji, jedynie przypadki podwyższonej temperatury powinny zaliczać się do identyfikowalnej puli,
• uzyskiwanie od pracownika informacji związanej z historią jego wcześniejszych miejsc pobytu – szczególnym przypadkiem są miejsca podwyższonego ryzyka, czyli takie, gdzie zarejestrowano istotnie wyższą liczbę zachorowań; wówczas od pracodawcy wymaga się w trakcie zbierania tych danych eliminacji wszelkich kroków, mogących zostać odebrane, jako działania szykanujące,
• uzyskiwanie od pracownika informacji o jego zakażeniu lub kwarantannie,
• udzielanie informacji pozostałym pracownikom o zidentyfikowaniu zakażonego pracownika. Również w tym przypadku od pracodawcy wymaga się przekazania danej informacji w taki sposób, by dana osoba mogła uniknąć wszelkich wymierzonych w nią działań, mogących zostać odebrane, jako szykanujące.

Artykuł Jakich informacji pracownik jest obowiązany udzielić swojemu pracodawcy w czasie pandemii pochodzi z serwisu .

Wyjaśniamy: obecna – miejmy nadzieję przejściowa – sytuacja nie wyłączyła stosowania RODO. Polski ustawodawca nie ma kompetencji, aby uchylić swoim działaniem rozporządzenia unijnego. Zaś na szczeblu unijnym regulacje takie nie zostały podjęte.

Oceny tej nie zmienia fakt, że np. na mocy stosownych ustaw zawieszono bieg terminów sądowych / administracyjnych. Fakt, ze urzędy działają w ograniczonym zakresie nie powoduje bynajmniej, że moglibyśmy nie przestrzegać bezwzględnie obowiązujących przepisów.

RODO a koronawirus

Powyższe oznacza w praktyce, że prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca w dalszym ciągu powinien mieć na uwadze ochrony danych osobowych.

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem firm jest spełnianie wobec osób fizycznych, których dane osobowe pozyska, obowiązku informacyjnego.  Co przy tym ważne obowiązek ten należy wykonać w stosunku do każdej osoby fizycznej, której dane osobowe pozyskamy. Chodzi więc przede wszystkim o klientów, kontrahentów i podmioty współpracujące. Nie mniej ważne jest spełnienie tego obowiązku względem pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

O tym jak powinien wyglądać obowiązek informacyjny pisaliśmy już w tym artykule: https://fundacjaentropia.pl/obowiazek-informacyjny-czyli-jak-uniknac-kary-za-brak-klauzuli/

Nie mniej ważne jest, że przedsiębiorca powinien stale uświadamiać swoich pracowników przekazując im rzetelną informację na temat ochrony danych osobowych. To pracownicy wszakże stoją na pierwszej linii frontu. To od nich zależy jak w firmie rzeczywiście przebiegać będzie ochrona danych osobowych. Łańcuch jest tak silny jak jego najsłabsze ogniwo.

Pracodawca powinien więc dbać o merytorycznie wysoki poziom  pracowników w zakresie ochrony danych osobowych także w stanie epidemii.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, w ramach prowadzonej przez Fundację działalności społecznej, udostępniamy nieodpłatnie broszurę informacyjną dla pracowników https://fundacjaentropia.pl/wp-content/uploads/2018/12/Broszura-RODO-1.pdf. Jest to zbiór podstawowych informacji w zakresie ochrony danych osobowych. Zachęcamy do zapoznania się z nią i rozkolportowania wśród pracowników.

Zdalne wdrożenie RODO

Koronawirus a RODO – ta dychotomia ma również inne konsekwencje. Pozwala wejść firmom z przytupem w XXI wiek. W końcu.

W gronie ekspertów (adwokatów i radców prawnych zajmujących się ochroną danych osobowych) opracowaliśmy zdalny model wdrożenia RODO. Można o nim przeczytać tutaj: Zdalne wdrożenie RODO.

W tym zakresie prowadzimy również zdalne szkolenia RODO. Jesteśmy do dyspozycji Klientów.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

[contact-form-7]

Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO i przygotowanie dokumentacji RODO, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Kraków, Dąbrowa Tarnowska, Niepołomice, Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.

Artykuł RODO a koronawirus pochodzi z serwisu .