Co będzie w nowych przepisach?

Regulacja obejmuje swoim zakresem w szczególności warunki objęcia ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa, środki ochrony tych osób i ma na celu skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających i podejmowanie działań następczych.

Zapisy projektowanej ustawy definiują dwa rodzaje zgłoszenia: zewnętrzne i wewnętrzne. Przez zgłoszenie zewnętrzne należy rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa do organów  administracji publicznej w zasadzie przez nieograniczony krąg osób. Natomiast pod pojęciem zgłoszenia wewnętrznego rozumiemy dokonanie zgłoszenia o naruszeniach prawa przez pracownika, który przekazuje informacje o naruszeniu prawa do swojego pracodawcy. Naruszenie prawa zostało zdefiniowane jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in.: zamówień publicznych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych – łącznie 14 kategorii, z których nie wszystkie będą tyczyły się każdego pracodawcy. Dodatkowo pracodawca może na swoje potrzeby umożliwić zgłaszanie innych naruszeń dotyczących obowiązujących wewnętrznych regulacji, w tym regulaminów czy też kodeksów etycznych. Podmiotem przepisów są osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z szeroko pojętą pracą – tzw. sygnaliści.

Ochrona sygnalisty

Projektowana ustawa obejmie ochroną osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia informacji lub uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, pracujące w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą. Przewidziane w ustawie gwarancje i środki prawne będą przysługiwały osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia, niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż i praktyka), w tym także świadczącej pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze, jak wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy oraz innym osobom zgłaszającym informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą, jak akcjonariusze i wspólnicy oraz członkowie organów osoby prawnej. Ochroną będą objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszenia uzyskano w trakcie procesu rekrutacji poprzedzającego zawarcie umowy.

Co do zasady – jawne zgłoszenia

Co istotne przepisy co do zasady wykluczają zgłoszenia anonimowe chyba, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych, stosowany przez pracodawcę, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa taki tryb przewiduje – nie jest to więc obowiązek, ale tylko możliwość uwzględnienia przez pracodawcę zgłoszeń anonimowych w procedurze.

Ochrona sygnalisty gwarantowana przez przepisy

Biorąc pod uwagę wcześniej wymienioną zasadę braku anonimowości zgłoszeń projekt przewiduje szeroką ochronę dla zgłaszających, którzy nie mogą być niekorzystnie potraktowani z powodu dokonania zgłoszenia.

Za niekorzystne traktowanie uważa się dość oczywiste działania, jak odmowę nawiązania, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia za pracę, odmowę lub utrudnienie w awansowaniu czy nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego. Ponadto za niekorzystne traktowanie może być uznane działania polegające na nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie czy też działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego. Przy czym warto nadmienić, że nie tylko samo wykonanie wymienionych działań może zostać uznane za niekorzystne traktowanie, ale również groźba ich zastosowania, na przykład w sytuacji nakłaniania pracownika do wycofania zgłoszenia lub zmiany jego treści.

Obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Projektowane przepisy wprowadzają również obowiązek, zgodnie z którym pracodawcy mają zadanie ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w niniejszym projekcie. Obowiązek ten dotyczy do pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób oraz do wszystkich niezależnie od ilości zatrudnionych, jeżeli prowadzona działalność dotyczy usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie będzie obligatoryjne, ale podmioty te będę mogły utworzyć je dobrowolnie, stosując zasady przewidziane w ustawie.

Co powinien zawierać regulamin zgłoszeń wewnętrznych

W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych należy umieścić zapisy dotyczące w szczególności sposobu przekazywania zgłoszeń z określeniem, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, tryb rozpatrywania zgłoszeń zapewniający niezależność jednostki wewnętrznej, która będzie upoważniona do ich przyjmowania i zobowiązana do rozpatrywania, procedurę rozpatrywania zgłoszeń oraz zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych. Pracodawca ma oczywiście obowiązek odpowiedniego dbania o dane osób zgłaszających, w tym uniemożliwienia uzyskania dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia. Pracodawca prowadzi również rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Co najmniej takie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Dodatkowo projekt zezwala na rozszerzenie kręgu osób mających możliwość zgłaszania potencjalnych naruszeń oraz zwiększenie katalogu przedmiotu zgłoszeń o regulaminy i procedury wewnętrzne.

Co grozi za brak regulaminu?

Za brak ustanowienia wewnętrznej procedury whistleblowingowej, podobnie jak za brak ochrony poufności sygnalisty lub utrudnianie zgłoszenia grozić ma kara do 3 lat pozbawienia wolności.

Procedura zgłaszania nadużyć przygotowana przez prawników Fundacji

Eksperci Fundacji Entropia już dawno przygotowali dla Państwa procedurę zgłaszania nadużyć. Nasza procedura zgłaszania nadużyć jest zgodna z projektowanymi przepisami i spełnia nie tylko jej minimalne wymagania, ale również wymagania korporacyjnych kodeksów etycznych i biznesowych w zakresie podmiotów uprawnionych do dokonywania zgłoszeń, trybu ich rozpatrywania i katalogu regulacji, co do których można zgłaszać potencjalne naruszenia. Jako eksperci z dziedziny ochrony danych osobowych zapewniliśmy również, aby nasza procedura gwarantowała pełną ochronę danych osób zgłaszających i zapewniała przejrzyste zasady dla pracowników, pracodawców i kontrahentów.

Szybki kontakt możliwy jest za pośrednictwem formularza kontaktowego:

Artykuł Projekt ustawy o ochronie sygnalistów pochodzi z serwisu .

Biuro rachunkowe AML – nowe obowiązki, nowe procedury

Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, muszą w szczególności monitorować transakcje zawierane przez swoich klientów i te podejrzane (których okoliczności mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu) zgłaszać do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Więcej informacji o GIIF można znaleźć tutaj: https://www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej.

W związku z tym Księgowi powinni wdrożyć odpowiednie procedury AML, które opracowali i przygotowali dla Państwa specjaliści Fundacji Entropia.

Biura rachunkowe, jak wszystkie instytucje obowiązane są kontrolowane przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w zakresie wypełniania przez nie obowiązków w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Najskuteczniejszą metodą potwierdzającą wywiązywanie się z obowiązków jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, zawierającej dopasowane dla właścicieli pracowników biura rachunkowego procedury, co gwarantuje ustalony, zgodny z przepisami sposób działania.

Obowiązek rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy

Wypełniając obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu biura rachunkowe przede wszystkim rozpoznają i oceniają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi zawieranymi z klientami lub z transakcjami okazjonalnymi realizowanymi przez nich. Przez klienta, zgodnie z ustawą AML, rozumiemy osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której biuro rachunkowe świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej działalności zawodowej.

Na podstawie identyfikacji i oceny ryzyka biura stosują odpowiednie, opisane we właściwej procedurze, środki bezpieczeństwa finansowego. Zadaniem tych środków jest przede wszystkim uzyskanie informacji na temat ich klientów oraz celu, dla którego korzystają oni z usług i produktów oferowanych przez instytucje obowiązane.

Obowiązek raportowania o transakcjach

Kolejny obowiązek dotyczy przekazywania informacji o tzw. transakcjach ponadprogowych, tj. takich, których równowartość przekracza wartość 15 tys. EUR i które są:

• wpłatą lub dokonaną wypłatą środków pieniężnych (czyli transakcją gotówkową),
• transferem środków pieniężnych (w tym transferem przychodzącym spoza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej na rzecz odbiorcy, którego dostawcą usług płatniczych jest instytucja obowiązana), z wyłączeniem pewnych wyjątków wskazanych w ustawie,
• transakcją kupna lub sprzedaży wartości dewizowych,
• czynnością notarialną, określoną w ustawie.

Obowiązek blokowania rachunków i wstrzymania transakcji

Na żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej instytucje obowiązane (biura rachunkowe) mają obowiązek zablokowania rachunków i wstrzymania transakcji oraz przekazania lub udostępnienia GIIF posiadanych informacji i dokumentów. Wstrzymywanie transakcji lub blokady rachunku dokonywane jest również na podstawie stosownego postanowienia prokuratora.

W celu przeciwdziałania terroryzmowi i finansowaniu terroryzmu, występuje również po stronie instytucji obowiązanej konieczność stosowania szczególnych środków ograniczających przeciwko osobom i podmiotom wskazanym na listach publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. W przypadku wystąpienia okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, jak również o przypadkach powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z jednym z przestępstw biura rachunkowe zawiadamiają Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Obowiązek identyfikowania beneficjentów rzeczywistych

Biura rachunkowe muszą również identyfikować beneficjentów rzeczywistych firm, które obsługują. Beneficjentem rzeczywistym jest osoba mająca realny wpływ na działalność przedsiębiorcy (klienta biura rachunkowego). Z zapisów ustawy AML wynika, że beneficjentem rzeczywistym może być każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad przedsiębiorcą – poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez przedsiębiorcę, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Link do tzw. cerbera znajdziecie Państwo tutaj: https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

Wdrożenie procedur AML w biurze rachunkowym

Ustawa AML przewiduje również szereg czynności związanych oceną ryzyka i identyfikacji podejrzanych transakcji, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane. Konieczne będzie wdrożenie odpowiednich dokumentów opisujących procedury zgłaszania podejrzanych transakcji oraz postępowania z klientami. Także w tym wypadku przygotowana dla konkretnego biura rachunkowego procedura będzie gwarantowała dołożenie należytej staranności przy wykonywaniu nałożonych ustawą obowiązków.

Zgodnie z ustawą AML należy wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności (o dokumentacji compliance pisaliśmy tutaj: https://fundacjaentropia.pl/dokumentacja-compliance/) działalności z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli za realizację obowiązków w zakresie AML (należy mieć na uwadze różne formy prowadzenia działalności przez biura rachunkowe – obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych/osoby odpowiedzialnej ciąży również na podmiotach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Ponadto w dokumentacji powinny znaleźć się zapisy dotyczące metodyki oceny ryzyka oraz systemu monitorowania w odniesieniu do klientów i ich transakcji. Biuro rachunkowe powinno mieć również zdefiniowane stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego dla budzących podejrzenie transakcji, bądź też zachodzi uzasadnione podejrzenie, że transakcja może mieć związek z popełnieniem przestępstwa.

Raportowanie do GIIF

Jednym z najważniejszych punktów dokumentacji jest sposób raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Również w tym zakresie specjaliści Fundacji Entropia po analizie profilu klienta wskazują odpowiednie rozwiązania dopasowane do skali i rodzaju działalności biura rachunkowego.

Procedury AML w biurze rachunkowym

W opracowanej przez Fundację Entropia procedurze znajdują się również wymagane zapisy dotyczące zasad kontroli wewnętrznej. Oczywiście zapisy będą dostosowane do potrzeb i wielkości danego biura rachunkowego.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków stanowi realizację zasady przejrzystości, jak również gwarantuje rozliczalność spełnienia przepisów w przypadku ewentualnej kontroli.

Dodatkowo Fundacja Entropia pomoże zorganizować również wymagane przepisami regularne szkolenia w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Podsumowując, realizację nowych obowiązków przez biura rachunkowe można przedstawić jako zamknięty cykl powtarzających się działań. Na działania te składają się rozpoznanie ryzyka (pierwsza ocena ryzyka dokonywana jest przez ekspertów Fundacji Entropia na podstawie informacji uzyskanych od klienta), identyfikacja klienta oraz jego beneficjentów rzeczywistych i prowadzonych przez klienta operacji gospodarczych, stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz procedur wykrywania i zgłaszania do GIIF naruszeń, a także szkolenia, czyli bieżące podnoszenie wiedzy pracowników instytucji obowiązanej. Należy również pamiętać, że za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML przepisy przewidują możliwość nałożenia na biuro rachunkowe administracyjnej kary finansowej. Należy więc uznać, że obowiązek wdrożenia procedury jest istotnym i dość pilnym obowiązkiem ciążącym na przedsiębiorcy prowadzącym biuro rachunkowe.

Prawnicy fundacji służą pomocą wszystkim zainteresowanym. Kontakt możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego:

Artykuł Biuro rachunkowe AML pochodzi z serwisu .

Z roku na rok jesteśmy świadkami wzrostu zainteresowania przedsiębiorców tematyką compliance. Coraz więcej przedstawicieli firm wskazuje na pozytywne aspekty budowania infrastruktury etycznej i rozpowszechniania dobrych praktyk z zakresu ładu organizacyjnego.

Na gruncie polskim temat ten w dalszym ciągu stanowi jednako nowość. Coraz części jednak zachodni giganci wymagają wdrożenie odpowiednich reguł do firm, z którymi współpracują. W tym artykule odpowiemy dlaczego warto zwracać się o radę do compliance officera. Postaramy się również wyjaśnić, czy umożliwienie pracownikom bezpiecznego sygnalizowania nieprawidłowości może uchronić organizację przed kryzysem?

Zapraszamy do lektury.

Compliance w praktyce, czyli gdzie bije serce ładu korporacyjnego

Kim jest oficer compliance ?

W bezpośrednim tłumaczeniu compliance oznacza zgodność z literą prawa.

W firmie, gdzie przyjmuje się taką interpretację, compliance officer zazwyczaj zajmuje się opiniowaniem planowanych działań organizacji pod kątem ich zgodności z prawem oraz zasadami etyki. Nie jest to bynajmniej stanowisko zarezerwowane dla jednej osoby. W dużych firmach tworzone są całe zespoły compliance.

Do tej pory oficera compliance można było spotkać raczej w filii zagranicznej korporacji niż polskim przedsiębiorstwie, ale sytuacja ulega stopniowej zmianie i możecie Państwo spodziewać się, że kiedyś na waszą służbową skrzynkę mejlową trafi wiadomość od osoby podpisanej jako „officer compliance”. Mimo, że nazwa ta nie doczekała się powszechnie stosowanego odpowiednika w języku polskim, czasem można spotkać się z określeniem „oficer ds. zgodności”. 

W tradycyjnym rozumieniu oficer ds. compliance pełnił rolę tzw. strażnika firmy – odpowiadał za zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi regulacjami.

Obecnie funkcja ta rozwija się, przekształca w kierunku bycia osobą doradcy biznesowego. Przestaje być kojarzona wyłącznie z korporacyjnym prawniczym garniturem. W czasach kiedy marka czy dobre imię firmy jest wszystkim, sama zgodność z prawem nie wystarcza. Dzisiaj od oficera ds. zgodności oczekuje się nie tylko doskonałej znajomości przepisów prawnych, ale także umiejętności zarządzania ryzykiem i zdolnością przewidywania zachowań rynkowych. Eliminowanie działań prawnie lub etycznie wątpliwych jest nadal wiodącym, ale nie jednym obowiązkiem osoby zatrudnionej na tym stanowisku. Oficer compliance pracuje na rzecz ogólnego zwiększenia wiarygodności organizacji.

Compliance staje się elementem ochrony wizerunku firmy. Obecnego i przyszłego. Sposób stosowania przepisów prawa buduje reputację firmy, czasami przyklejając jej określoną łatkę. Tymczasem zaufanie jest wartością, na którą pracuje się przez długi czas.

By nie działać fasadowo, oficer compliance powinien być dobrze zorientowany w celach organizacji, mieć zapewniony wysoki poziom niezależności i odpowiednie wsparcie organizacyjne.

System compliance z centralną jednostką jaką jest osoba oficera compliance zapewnia bowiem nie tylko proceduralną sprawność, ale także bezpieczeństwo interesariuszom organizacji. Doceniają to przedsiębiorstwa, z których coraz więcej dostrzega potrzebę skorzystania z tej nowoczesnej formy współpracy.

Z POMOCĄ SYGNALISTÓW, CZYLI WCZESNE WYKRYWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W FIRMIE

Kim są sygnaliści?

Określenie „sygnalisty” wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych, gdzie zadaniem osób pilnujących porządku było zgłaszanie nieprawidłowości w korporacjach oraz instytucjach finansowych. Termin  ten jest mocno rozpowszechniony w anglosaskim kręgu kulturowym. Nikogo nie dziwi działalność sygnalistów w Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Stanach Zjednoczonych, Australii czy w Nowej Zelandii. Obecnie niemal w każdym kraju europejskim działają osoby sygnalizujące. Co więcej – są one objęte specjalną ochroną prawną. W Polsce sygnaliści ze względów historycznych czasem kojarzą się z donosicielstwem, ale na szczęście wraz ze wzrostem świadomości społeczeństwa w obszarze compliance, sytuacja ulega poprawie.

Funkcjonowanie mechanizmów bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości staje się w dzisiejszych czasach standardem wśród firm kompleksowo zarządzających ryzykiem. Stwarzanie procedur dla sygnalistów pomaga w budowaniu poczucia bezpieczeństwa i współodpowiedzialności wszystkich pracowników za przestrzeganie zasad w miejscu pracy. Warto zachęcać pracowników, aby korzystali z możliwości sygnalizowania postępowania niezgodnego z prawem czy normami etyki, gwarantując osobom zgłaszającym anonimowość. Doskonałą praktyką w tym zakresie jest umieszczenie w zakładzie pracy tzw. skrzynki dla sygnalistów. Anonimowość przekazującego informacje powinna być zapewniana tak długo, jak tylko jest to możliwe ponieważ kluczowym elementem współpracy z sygnalistami jest budowanie ich zaufania do Compliance. Dobrą praktyką w tym zakresie jest również umożliwienie swobodnej komunikacji z osobą z działu compliance, w szczególności oficerem ds. zgodności (jeśli taką osobę powołano).

Więcej na temat sygnalistów pisaliśmy w tym artykule: https://fundacjaentropia.pl/sygnalisci-nowa-dyrektywa-o-ochronie-sygnalistow-analiza/

Motto jakim kierujemy się w sprawach dot. zgodności:

„Compliance powinno być niczym dobrze dopasowany garnitur – stworzony na potrzeby konkretnego klienta. Każda organizacja ma bowiem jakiś wyróżniający ją element – swoją specyfikę, kulturę, unikatową grupę interesariuszy oraz otoczenie, w którym funkcjonuje.”

Jak wynika z naszego doświadczenia compliance w praktyce oznacza nowoczesność – to przyszłość polskich i światowych przedsiębiorców. Warto wyprzedzić konkurencję i już dziś zastanowić się nad dostosowaniem swojej organizacji. Oferta fundacji dostępna jest w pod tym adresem: https://fundacjaentropia.pl/oferta-compliance/

Kontakt z prawnikami fundacji zajmującymi się problematyką zgodności możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza:

Artykuł Compliance w praktyce pochodzi z serwisu .

7 października 2019 r. to ważna data w kalendarzu szeroko rozumianego obszaru zgodności. W tym dniu Rada Unii Europejskiej zatwierdziła dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, której przedmiotem jest właśnie ochrona sygnalistów, czyli pracowników (i nie tylko) zgłaszających nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa czy urzędu, a zaobserwowane w toku wykonywania pracy. Biorąc pod uwagę postanowienia unijnego aktu prawnego, można być pewnym, że tematyka sygnalistów zainteresuje w najbliższych latach znacząco więcej osób niż obecnie. Nowe przepisy unijne pozwalają zgłaszać i ujawniać nadużycia i przekazywać informacje wewnętrznie (a przedsiębiorcy mają umożliwić zgłaszanie poprzez zorganizowanie odpowiednich procedur) lub bezpośrednio właściwym organom krajowym, a także odpowiednim instytucjom, organom i urzędom. Osoby zgłaszające nadużycia będą również chronione przed jakimikolwiek negatywnymi skutkami swoich działań w postaci np. represji i wprowadzają zabezpieczenia pozwalające chronić sygnalistów przed zawieszeniem w pracy, zdegradowaniem czy zastraszaniem. Chronione będą, co ważne, również osoby pomagające sygnalistom. Dyrektywa musi jeszcze zostać zatwierdzona przez unijnych ministrów.

Stan aktualny

Dotychczas zagadnienia dotyczące sygnalistów i ich ochrony nie cieszyły się szczególnym zainteresowaniem polskiego ustawodawcy i ten stan rzeczy zmienia się dość powoli. Jako jeden z przykładów można wymienić pojawienie się na przełomie 2017 i 2018 r. projektu ustawy o jawności życia publicznego, który zakłada m.in. wieloletnią gwarancję zatrudnienia dla osób zgłaszających nadużycia oraz odszkodowanie odpowiadające dwuletnim zarobkom w razie naruszenia tej gwarancji. Pomimo tego, że projekt został opublikowany końcem 2017 (od tego czasu uległ kilku modyfikacjom) jak na razie nie ma widoków na jego wejście w życie – zgodnie z informacjami zawartymi na stronie Rządowego Centrum Legislacji ostatnie działania związane z tym projektem miały miejsce w kwietniu 2018 roku. Podobnie rzecz się ma z projektem nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (nowej, gdyż ustawa o takim tytule aktualnie funkcjonuje w porządku prawnym, ale w praktyce jej skuteczność jest niewielka). Projekt tej ustawy spłynął co prawda do Sejmu w styczniu 2019 roku, jednak od tego momentu pozostaje „skierowany do konsultacji”. Być może sprawy nabiorą rozpędu w związku z uchwaleniem na poziomie Unii Europejskiej dyrektywy o sygnalistach, która zobowiązuje państwa członkowskie mniej więcej do połowy 2021 r. do przyjęcia nowych regulacji w tym zakresie. Spodziewany jest zatem akt prawny regulujący sytuację sygnalistów w polskim systemie prawnym. Kwestią wtórną pozostaje, czy będzie to dokończenie prac nad istniejącymi projektami, czy też zupełnie nowy akt prawny.

Kto powinien się zainteresować tematem sygnalistów

Dyrektywa odnosi się zarówno do podmiotów prywatnych, jak i publicznych. Jeśli chodzi przedsiębiorców, to dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Szczególne obowiązki ciążą na sektorze finansowym, gdzie ochrona osób zgłaszających nadużycia będzie dotyczyć wszystkich podmiotów niezależnie od liczby zatrudnionych.

Państwa członkowskie muszą zapewnić osobom zgłaszającym przypadki nadużyć dostęp do kompleksowych i niezależnych informacji i porad na temat dostępnych procedur i środków zaradczych bezpłatnie, a także pomocy prawnej w trakcie postępowania. Oznacza to konieczność organizacji systemu wsparcia dla sygnalistów na poziomie krajowym. Dodatkowo, podczas postępowania sądowego osoby zgłaszające mogą również otrzymać wsparcie finansowe i psychologiczne.

Jakie zapisy zawiera Dyrektywa

Przepisy zapewnią znacznie większą ochronę osobom, które zgłaszają nadużycia w swoich miejscach pracy. W pierwszym rzędzie należy zaznaczyć, że Dyrektywa nie zawiera ograniczeń związanych z treścią możliwych zgłoszeń. W przepisach zastosowany został otwarty katalog nieprawidłowości. Zrezygnowano również z obowiązku wewnętrznego zgłaszania co oznacza, że informacja dotycząca nadużycia może trafić bezpośrednio do odpowiednich organów administracji publicznej.

Inne ważne zapisy Dyrektywy dotyczą m.in. ochrony, na takiej samej zasadzie jak sygnalistów osób, które pomagają sygnalistom, wzmocnienia ochrony tożsamości sygnalisty oraz zrównania zgłoszenia anonimowego z jawnym, a także umożliwienia wnoszenia przez sygnalistów roszczeń o rekompensatę za obecnie i w przyszłości utracone dochody z powodu konsekwencji zgłoszenia nieprawidłowości. Przepisy dają również ochronę osobom zgłaszającym, jeżeli przy przekazywaniu informacji doszło do złamania tajemnicy przedsiębiorstwa lub ujawnienia informacji do mediów. Zlikwidowane zostaną także kary za nadużywanie prawa do raportowania (za wyjątkiem sankcji za oczywiste fałszywe zgłoszenia). Ponadto sąd będzie mógł oddalić pozwy przeciwko sygnalistom, które będą dotyczyły pomówień, naruszenia praw autorskich czy tajemnicy zawodowej.

Jak się przygotować na zmiany

Już teraz można się przygotować na nadchodzące zmiany przepisów. Trzeba bowiem pamiętać, iż nawet pomimo formalnego braku konieczności utrzymywania systemu compliance (wyjątek – sektor bankowy i spółki giełdowe), organy ścigania coraz bardziej interesują się właściwym organizowaniem procedur wewnętrznych mających oczywisty wpływ na prawidłowe funkcjonowanie działalności gospodarczej. W przypadku przestępstwa nadużycia zaufania wskazuje się coraz częściej, że przesłanką potencjalnej odpowiedzialności jest brak należytego nadzoru (wina w nadzorze) ze strony członków organu reprezentującego nad podejmowaniem decyzji odnoszących skutek w stosunku do majątku podmiotu gospodarczego. Jednym z elementów mających na celu dowiedzenie należytej staranności w nadzorze jest posiadanie odpowiednich procedur, które winny gwarantować zgodność działań organizacji zarówno z przepisami jak i etyką. Dobrą praktyką jest opracowanie i wdrożenie procedury zgłaszania nadużyć oraz/lub powołanie wewnętrznej komisji, do której pracownicy będą mogli zgłaszać zaobserwowane nadużycia. Skład oraz zasady działania takiej komisji powinny być jasno uregulowane i komunikowane w organizacji, tak aby wzbudzały wśród pracowników poczucie wartości podejmowanych działań. Fundacja Entropia posiada doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu procedur umożliwiających zgłaszanie nadużyć w przedsiębiorstwie. Nasz zespół chętnie podzieli się wiedzą oraz pomoże opracować odpowiednie regulacje, dzięki którym nie spotkamy się z zarzutem braku należytej staranności w nadzorze. Fundacja proponuje również opracowanie regulaminu komisji etycznej, która pomoże wewnętrznie zgłaszać i rozpatrywać w sposób jak najbardziej obiektywny i niezależny sprawy dotyczące etycznego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym też sprawy dotyczące spraw pracowniczych. Niewątpliwie posiadanie procedur zapobiegającym nadużyciom oraz gwarantujących podejmowanie działań biznesowych zgodnie z etyką wpływa pozytywnie na wartość każdej firmy i pozwala zdobyć zaufanie większego kręgu potencjalnych kontrahentów.

Artykuł Sygnaliści – nowa dyrektywa o ochronie sygnalistów – analiza pochodzi z serwisu .