Compliance w praktyce

compliance w praktyce
compliance w praktyce

W minionym roku mieliśmy możliwość poznania compliance w praktyce. Chcielibyśmy się podzielić z Państwem swoimi spostrzeżeniami w tym zakresie.

Z roku na rok jesteśmy świadkami wzrostu zainteresowania przedsiębiorców tematyką compliance. Coraz więcej przedstawicieli firm wskazuje na pozytywne aspekty budowania infrastruktury etycznej i rozpowszechniania dobrych praktyk z zakresu ładu organizacyjnego.

Na gruncie polskim temat ten w dalszym ciągu stanowi jednako nowość. Coraz części jednak zachodni giganci wymagają wdrożenie odpowiednich reguł do firm, z którymi współpracują. W tym artykule odpowiemy dlaczego warto zwracać się o radę do compliance officera. Postaramy się również wyjaśnić, czy umożliwienie pracownikom bezpiecznego sygnalizowania nieprawidłowości może uchronić organizację przed kryzysem?

Zapraszamy do lektury.

Compliance w praktyce, czyli gdzie bije serce ładu korporacyjnego

Kim jest oficer compliance ?

W bezpośrednim tłumaczeniu compliance oznacza zgodność z literą prawa.

W firmie, gdzie przyjmuje się taką interpretację, compliance officer zazwyczaj zajmuje się opiniowaniem planowanych działań organizacji pod kątem ich zgodności z prawem oraz zasadami etyki. Nie jest to bynajmniej stanowisko zarezerwowane dla jednej osoby. W dużych firmach tworzone są całe zespoły compliance.

Do tej pory oficera compliance można było spotkać raczej w filii zagranicznej korporacji niż polskim przedsiębiorstwie, ale sytuacja ulega stopniowej zmianie i możecie Państwo spodziewać się, że kiedyś na waszą służbową skrzynkę mejlową trafi wiadomość od osoby podpisanej jako „officer compliance”. Mimo, że nazwa ta nie doczekała się powszechnie stosowanego odpowiednika w języku polskim, czasem można spotkać się z określeniem „oficer ds. zgodności”. 

W tradycyjnym rozumieniu oficer ds. compliance pełnił rolę tzw. strażnika firmy – odpowiadał za zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi regulacjami.

Obecnie funkcja ta rozwija się, przekształca w kierunku bycia osobą doradcy biznesowego. Przestaje być kojarzona wyłącznie z korporacyjnym prawniczym garniturem. W czasach kiedy marka czy dobre imię firmy jest wszystkim, sama zgodność z prawem nie wystarcza. Dzisiaj od oficera ds. zgodności oczekuje się nie tylko doskonałej znajomości przepisów prawnych, ale także umiejętności zarządzania ryzykiem i zdolnością przewidywania zachowań rynkowych. Eliminowanie działań prawnie lub etycznie wątpliwych jest nadal wiodącym, ale nie jednym obowiązkiem osoby zatrudnionej na tym stanowisku. Oficer compliance pracuje na rzecz ogólnego zwiększenia wiarygodności organizacji.

Compliance staje się elementem ochrony wizerunku firmy. Obecnego i przyszłego. Sposób stosowania przepisów prawa buduje reputację firmy, czasami przyklejając jej określoną łatkę. Tymczasem zaufanie jest wartością, na którą pracuje się przez długi czas.

By nie działać fasadowo, oficer compliance powinien być dobrze zorientowany w celach organizacji, mieć zapewniony wysoki poziom niezależności i odpowiednie wsparcie organizacyjne.

System compliance z centralną jednostką jaką jest osoba oficera compliance zapewnia bowiem nie tylko proceduralną sprawność, ale także bezpieczeństwo interesariuszom organizacji. Doceniają to przedsiębiorstwa, z których coraz więcej dostrzega potrzebę skorzystania z tej nowoczesnej formy współpracy.

Z POMOCĄ SYGNALISTÓW, CZYLI WCZESNE WYKRYWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W FIRMIE

Kim są sygnaliści?

Określenie „sygnalisty” wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych, gdzie zadaniem osób pilnujących porządku było zgłaszanie nieprawidłowości w korporacjach oraz instytucjach finansowych. Termin  ten jest mocno rozpowszechniony w anglosaskim kręgu kulturowym. Nikogo nie dziwi działalność sygnalistów w Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Stanach Zjednoczonych, Australii czy w Nowej Zelandii. Obecnie niemal w każdym kraju europejskim działają osoby sygnalizujące. Co więcej – są one objęte specjalną ochroną prawną. W Polsce sygnaliści ze względów historycznych czasem kojarzą się z donosicielstwem, ale na szczęście wraz ze wzrostem świadomości społeczeństwa w obszarze compliance, sytuacja ulega poprawie.

Funkcjonowanie mechanizmów bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości staje się w dzisiejszych czasach standardem wśród firm kompleksowo zarządzających ryzykiem. Stwarzanie procedur dla sygnalistów pomaga w budowaniu poczucia bezpieczeństwa i współodpowiedzialności wszystkich pracowników za przestrzeganie zasad w miejscu pracy. Warto zachęcać pracowników, aby korzystali z możliwości sygnalizowania postępowania niezgodnego z prawem czy normami etyki, gwarantując osobom zgłaszającym anonimowość. Doskonałą praktyką w tym zakresie jest umieszczenie w zakładzie pracy tzw. skrzynki dla sygnalistów. Anonimowość przekazującego informacje powinna być zapewniana tak długo, jak tylko jest to możliwe ponieważ kluczowym elementem współpracy z sygnalistami jest budowanie ich zaufania do Compliance. Dobrą praktyką w tym zakresie jest również umożliwienie swobodnej komunikacji z osobą z działu compliance, w szczególności oficerem ds. zgodności (jeśli taką osobę powołano).

Więcej na temat sygnalistów pisaliśmy w tym artykule: https://fundacjaentropia.pl/sygnalisci-nowa-dyrektywa-o-ochronie-sygnalistow-analiza/

Motto jakim kierujemy się w sprawach dot. zgodności:

„Compliance powinno być niczym dobrze dopasowany garnitur – stworzony na potrzeby konkretnego klienta. Każda organizacja ma bowiem jakiś wyróżniający ją element – swoją specyfikę, kulturę, unikatową grupę interesariuszy oraz otoczenie, w którym funkcjonuje.”

Jak wynika z naszego doświadczenia compliance w praktyce oznacza nowoczesność – to przyszłość polskich i światowych przedsiębiorców. Warto wyprzedzić konkurencję i już dziś zastanowić się nad dostosowaniem swojej organizacji. Oferta fundacji dostępna jest w pod tym adresem: https://fundacjaentropia.pl/oferta-compliance/

Kontakt z prawnikami fundacji zajmującymi się problematyką zgodności możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza:

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w ww. formularzu oraz w przesłanych przeze mnie dokumentach. (wymagane)

    Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja ENTROPIA (ul. Kopernika 6, 43-600 Jaworzno). Dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie (podstawą przetwarzania danych jest Państwa zgoda wyrażana poprzez wysłanie zapytania). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi.

    Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne do udzielenia odpowiedzi. Mają Państwo prawo dostępu do tych danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.