W ostatnim czasie dokonaliśmy kilku istotnych modyfikacji w naszej dokumentacji RODO, po to by stała się jeszcze bardziej nowoczesna, profesjonalna, a jednocześnie prosta i użyteczna w codziennej obsłudze. Poniżej prezentujemy wykaz przygotowywanych przez nasz Zespół dokumentów z podziałem na część Podstawową, którą następnie możemy w zależności od potrzeb rozbudowywać o kolejne dokumenty i procedury z części Rozszerzonej.

PAKIET PODSTAWOWY: 

Polityka Ochrony Danych
Załącznik nr 1 Rejestr upoważnień
Załącznik nr 2 Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 3 Wzór Zobowiązania do zachowania poufności osoby przetwarzającej dane osobowe
Załącznik nr 4 Rejestr zgód
Załącznik nr 5 Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 6 Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania
Załącznik nr 7 Rejestr zgłoszeń
Załącznik nr 8 Rejestr naruszeń
Załącznik nr 9 Rejestr odbiorców danych
Wzór umowy powierzenia danych

Objaśnienia:

Polityka Ochrony Danych:
Podstawowy dokument ramowy. Zawiera generalne zasady postępowania z danymi osobowymi w Firmie.

Rejestr upoważnień:
Zawiera informacje nt. pracowników, którzy zostali upoważnieni przez Pracodawcę (Administratora Danych Osobowych) do przetwarzania w jego imieniu danych osobowych.

Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych:
Dokument uprawniający pracownika do przetwarzania danych osobowych w Firmie.

Wzór Zobowiązania do zachowania poufności osoby przetwarzającej dane osobowe:
Dokument zobowiązujący pracownika do zachowania w tajemnicy danych, które przetwarza, w związku z wykonywaniem zadań służbowych.

Rejestr zgód:
Zawiera informacje nt. osób fizycznych, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych, a wyrażona zgoda stanowi jedyną podstawę prawną dla tego przetwarzania. może dot. m.in. rekrutacji, kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych:
Dokument zawierający zdefiniowane procesy przetwarzania danych osobowych w Firmie, tj. wszystkie czynności nakierowane na realizację konkretnego celu przetwarzania danych – np. realizacja umów z klientami, korespondencja itp.

Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania:
Dokument określający jakie czynności Podmiot Przetwarzający wykonuje na danych, które zostały mu powierzone przez innego Administratora (czyt. inną firmę/organizację) w celu zrealizowania Umowy Głównej.

[podmiot przetwarzający to tzw. procesor – czyli podmiot który „pracuje” na danych otrzymanych od innego Administratora (firmy) w celu wykonania jakiejś usługi np. – prowadzenia obsługi księgowej.

Innymi słowy, Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dotyczy tylko tych przedsiębiorstw, które pozyskują dane osobowych od innych firm, ponieważ są im one niezbędne do wykonania zlecenia lub usługi. Najlepszym przykładem takiej firmy jest Biuro Rachunkowe, które pozyskuje od swoich klientów dane celem prowadzenia obsługi księgowej klientów.

Rejestr zgłoszeń:
Zawiera informacje nt. żądań osób, których dane dotyczą w zakresie wykonania (przez Administratora) przysługujących im praw oraz sposobu realizacji tych żądań.

Rejestr naruszeń:
Zawiera informacje, które należy uzupełnić w razie wystąpienia tzw. Incydentu Bezpieczeństwa tj. poważnego naruszenia danych osobowych w Firmie.
[Wzór zgłoszenia Incydentu stanowi załącznik do rejestru naruszeń – wypełnione zgłoszenie należy przesłać do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od momentu jego wykrycia].

Rejestr odbiorców danych:
Zawiera informacje o zawartych umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wzór umowy powierzenia danych:
Projekt umowy, którą Administrator danych winien zawrzeć z każdym podmiotem, któremu powierza dane osobowe niezbędne do wykonania Umowy Głównej.

„ROZSZERZENIE”

Klauzule informacyjne:
Dokumenty te odpowiadają za wypełnienie tzw. „obowiązku informacyjnego”, o którym mowa w art. 13 RODO, tj. podstawowego obowiązku jaki spoczywa na Administratorze Danych Osobowych.
Wyróżniamy dwie podstawowe klauzule, w zależności od kategorii podmiotów do których są adresowane (klauzule dla pracowników, klauzule dla klientów/kontrahentów).

Procedura zarządzania systemami informatycznymi:
Dokument zawiera generalne zasady postępowania z danymi osobowymi w Firmie, których przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Informacja na temat monitoringu wizyjnego w miejscu pracy:
czyli podstawowe informacje, jakie Administrator Danych Osobowych obowiązany jest zamieścić w pobliżu miejsca zainstalowania kamery.

Polityka prywatności:
Podstawowy dokument w działalności internetowej zgodny z wymogami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prawa telekomunikacyjnego oraz RODO.

Polityka plików cookies (ciasteczkowa)
Dokument informujący o stosowanych technologiach do pozyskiwania informacji na temat aktywności użytkowników portalu, witryny internetowej.

Polityka czystego Biurka:
Dokument stanowi zbiór prostych zasad, których stosowanie pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa danych w codziennej pracy biurowej.

Wykaz środków techniczno – organizacyjnych
Dokument określający stosowane przez Administratora środki ochrony (zabezpieczenia) zbiorów danych oraz miejsc, w których są one przechowywane.

Zainteresowanych sporządzeniem dedykowanej dokumentacji RODO zachęcamy do kontaktu:

drogą mailową pod adresem:

kontakt@fundacjaentropia.pl

telefonicznie:

790 494 135 (Paweł Zawartka)

lub za pośrednictwem formularza kontaktowego:

Artykuł DOKUMENTACJA RODO W FIRMIE pochodzi z serwisu .

RODO w biurze rachunkowym – ankieta audytowa

Swoją pracę poprzedzamy przeprowadzeniem autorskiego audytu. Przygotowaliśmy ankietę audytową, która pozwala nam na zdalne wdrożenie RODO w Państwa firmie. Jest to szczególnie istotne w dobie pandemii koronawirusa. Tylko dyscyplina może pomóc walczyć nam z zagrożeniem. Powinniśmy dbać nie tylko o siebie, ale również o pozostałych obywateli. Co przy tym ważne ankieta jest napisana przystępnym językiem, przez co jej wypełnienie jest bardzo proste. Zajmuje niewiele czasu, a nam daje pełen obraz przedsiębiorstwa.

Rzetelnie wypełniona ankieta pozwala nam poznać obszary, w których biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe. Jest również źródłem wiedzy o środkach ochrony oraz dostrzeganych zagrożeniach.

Na podstawie ankiety przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla biura rachunkowego.

Dedykowane dokumenty RODO dla biura rachunkowego

We współpracy z prawnikami – adwokatami i radcami prawnymi prowadzącymi własne kancelarie prawnicze – specjalistami z zakresu ochrony danych osobowych przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla księgowych.

Nie ilość, ale jakość dokumentów jest najważniejsza. W naszej opinii nie sposób zapewnić należytej ochrony danych osobowych posługując się ogólnodostępnymi szablonami kiepskiej jakości. Nasze dokumenty są przygotowywane pod konkretne biuro księgowe. Uwzględniają uwarunkowania stosowane przez indywidualne podmioty, w tym m.in. programy na których pracują.

Swoją siedzibę mamy w Jaworznie na Śląsku, jednak działamy na terenie całej Polski. Nasi specjaliści prowadzą wdrażają RODO w biurach rachunkowych z siedzibą w Krakowie, w Warszawie, w Katowicach, w Gdańsku, w Rzeszowie, w Łodzi, czy we Wrocławiu. Przygotowujemy dokumentację RODO dla księgowych w Poznaniu, w Kielcach, w Lublinie i w Gdyni.

Co ważne udostępniamy dokumenty elektronicznie, w formie edytowalnej. Jesteśmy również do dyspozycji Klientów po procesie wdrożenia RODO. Zawsze podkreślamy, że ochrona danych osobowych to ciągły proces, a nie jednorazowe działanie.

Dobre praktyki RODO dla biura rachunkowego

RODO to nie tylko nakazy i zakazy. To zbiór reguł dobrego postępowania. Wytyczne, które każdy powinien dostosować do swojej firmy. Nie ma tam sztucznych zapisów o tym, że hasło ma liczyć 8 liter, 2 cyfr i 1 znak specjalny. Przedsiębiorca sam powinien dostosować poziom ochrony do swojej firmy.

Bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu wypracowaliśmy dobre praktyki dla biur rachunkowych w zakresie RODO. W ramach współpracy doradzamy lub odradzamy pewne rozwiązania. Sugerujemy sprawdzone przez nas metody działania.

Jesteśmy do dyspozycji Klientów.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO w biurze rachunkowym i przygotowanie dokumentacji RODO dla biura rachunkowego, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Kraków, Dąbrowa Tarnowska, Niepołomice, Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.

Artykuł Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym pochodzi z serwisu .

Od czasu wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii pracujemy zdalnie. Pozwala nam na to wypracowany na bazie naszych doświadczeń bezpieczny sposób na wdrożenie RODO u naszych Klientów. Swoją siedzibę mamy w Jaworznie na Śląsku, jednak działamy w całym kraju. Nasi specjaliści prowadzą procesy wdrożenia RODO w Krakowie, w Warszawie, w Katowicach, w Gdańsku, w Rzeszowie, w Łodzi, czy we Wrocławiu. Przygotowujemy dokumentację RODO dla przedsiębiorców w Poznaniu, w Kielcach, w Jędrzejowie i w Gdyni.

Należy pamiętać, że wdrożenie RODO w firmie to obowiązek także w obecnej sytuacji. Ustawodawca uchwalając poszczególne tarcze antykryzysowe nie zdecydował się na rezygnację z ochrony danych osobowych w tym trudnym czasie. Choć… były takie pomysły.

Zdalne wdrożenie RODO w czasie stanu epidemii

Powszechnie wiadomo, że wdrożenie RODO to proces kompleksowy i nie może opierać się na szablonach dokumentów. Dokumentacja RODO powinna być przygotowana pod konkretną firmę. Dokumentacja RODO powinna uwzględniać specyfikę przedsiębiorcy, uwzględniać rodzaj danych osobowych, które on pozyskuje. Nie wolno w tym zakresie opierać się na szablonach – ochrona danych osobowych powinna być szyta na miarę każdego przedsiębiorstwa. Jak wielokrotnie pisaliśmy RODO jest elastyczne, nie jest zero jedynkowe. Pozwala dostosować sposoby ochrony danych osobowych do firmy, w zależności od zagrożeń.

Pod poniższym linkiem możecie Państwo zobaczyć co wchodzi w skład przygotowywanych przez naszych prawników dokumentów:

DOKUMENTACJA RODO

Aby ograniczyć możliwość zarażenia się opracowaliśmy system zdalnego wdrożenia RODO w firmie. Kontakt specjalisty RODO odbywa się elektronicznie. Kontaktujemy się z Państwem telefonicznie, przeprowadzamy ankietę mailową, dopytujemy i zbieramy wszystkie istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych informacje. Współpracujemy w tym zakresie z adwokatami i radcami prawnymi specjalizującymi się w ochronie danych osobowych. W grupie prawników stworzyliśmy ankietę audytową, dzięki której możemy zdiagnozować obszary, na których przetwarzacie Państwo dane osobowe. Zebrane informacje pozwalają nam przygotować dedykowane dokumenty RODO dla firmy.

Etapy zdalnego wdrożenia RODO

Zdalne wdrożenie RODO dzieli się na trzy etapy. W każdym z nich do dyspozycji Klienta jest prawnik specjalizujący się w ochronie danych osobowych, który służy pomocą i radą. Pomagamy przejść proces wdrożenia RODO sprawnie, szybko i bezboleśnie.

Etap 1 – audyt RODO

Wysyłamy do Państwa specjalnie przygotowaną ankietę audytową, zawierającą zestaw pytań na temat Państwa firmy, przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia. Dzięki rzetelnemu udzieleniu odpowiedzi poznajemy Państwa firmę, sposób w jaki funkcjonuje w kontekście danych osobowych, oraz poznajemy Państwa oczekiwania. Na tej podstawie przygotujemy dla Państwa specjalną, dedykowaną wersję dokumentów RODO.

Co ważne pytania zostały napisane przystępnym językiem, zaś samo wypełnienie ankiety nie powinno zająć dużo czasu.

Etap 2 – przygotowywanie dokumentacji RODO

Ten etap odbywa się generalnie bez Państwa udziału, chyba, że nadesłane odpowiedzi na pytania ankietowe  wymagają wyjaśnienia lub doprecyzowania. Kiedy wszystkie wątpliwości zostaną rozwiane, nasz specjalista ocenia jakie dokumenty będą tworzyć Państwa własną dokumentację RODO i rozpoczyna nad nimi pracę. W zależności od stopnia skomplikowania może to potrwać od 7 do 14 dni.

Etap 3 – objaśnienia i przesłanie dedykowanej dokumentacji RODO

Następnie dedykowany pakiet dokumentów RODO zostaje Państwu przesłany w wersji edytowalnej na wskazaną skrzynkę mailową wraz ze szczegółowymi objaśnieniami dot. każdego dokumentu z osobna. W objaśnieniach znajdą Państwo także poradnik jak postępować z dokumentacją na co dzień, jak wypełniać i prowadzić rejestry i na co zwracać szczególną uwagę w kontakcie z kontrahentami.

Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawców jest również odpowiednie przygotowanie pracowników do ochrony danych osobowych. Dlatego do każdego zamówienia dołączamy również przejrzystą broszurę RODO dla pracowników. Stanowi ona źródło wiedzy o podstawach ochrony danych osobowych. Jest chwalonym wśród naszych Klientów materiałem szkoleniowym.

–

Jak Państwo widzą, opracowana przez nas metoda umożliwia Państwu wdrożenie RODO w firmie poprzez pozyskanie dedykowanego pakietu dokumentów RODO w wygodnej formie i co najważniejsze, bez wychodzenia z domu.

Inne usługi fundacji

Zachęcamy również Państwa do zapoznania się z pełną ofertą fundacji w zakresie RODO w szczególności dot. wykonywania specjalistycznych usług dodatkowych takich jak:

Outsourcing IOD – w ramach tej usługi ekspert fundacji samodzielnie  (zdalnie!) sprawuje funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Twojej firmie za miesięcznym wynagrodzeniem (umowa min. na 6 miesięcy). Pełna oferta znajduje się pod tym linkiem https://fundacjaentropia.pl/funkcja-inspektora-ochrony-danych/

Szkolenia (E-learning lub video) – w ramach tej usługi specjaliści fundacji mogą przeprowadzić szkolenie wprowadzające kadry dowolnego szczebla w Twojej firmie lub poprowadzić warsztaty dla pracowników mające na celu zwiększyć ich świadomość w zakresie przetwarzania danych w firmie oraz zagrożeń jakie niesie ze sobą ich niewłaściwe użytkowanie. Pełna oferta znajduje się pod tym linkiem https://fundacjaentropia.pl/szkolenia/

Kontrola UODO – w ramach tej usługi zapewniamy przygotowanie Twojej firmy do kontroli ze strony Urzędu, w tym weryfikację, czy wszystkie obowiązki wynikające z RODO są z powodzeniem realizowane. Możemy również asystować lub bezpośrednio reprezentować Twoją Firmę w trakcie kontroli.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

[contact-form-7]

Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO i przygotowanie dokumentacji RODO, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.

Artykuł Zdalne wdrożenie RODO – #zostań w domu pochodzi z serwisu .