Zdalne wdrożenie RODO – #zostań w domu

zdalne wdrożenie RODO

W dobie pandemii koronawirusa ważne jest abyśmy dbali o siebie, dlatego wspieramy akcję #zostańwdomu. Z drugiej jednak strony uważamy, że biznes musi działać. Inaczej Covid-19 oprócz negatywnych konsekwencji zdrowotnych będzie łączył się z zatrzymaniem gospodarki, co może mieć finalnie jeszcze gorsze skutki. Dobrze więc, że podejmowane są działania zmierzające do odmrożenia biznesu. Wychodząc na przeciw Klientom proponujemy zdalne wdrożenie RODO.

Od czasu wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii pracujemy zdalnie. Pozwala nam na to wypracowany na bazie naszych doświadczeń bezpieczny sposób na wdrożenie RODO u naszych Klientów. Swoją siedzibę mamy w Jaworznie na Śląsku, jednak działamy w całym kraju. Nasi specjaliści prowadzą procesy wdrożenia RODO w Krakowie, w Warszawie, w Katowicach, w Gdańsku, w Rzeszowie, w Łodzi, czy we Wrocławiu. Przygotowujemy dokumentację RODO dla przedsiębiorców w Poznaniu, w Kielcach, w Jędrzejowie i w Gdyni.

Należy pamiętać, że wdrożenie RODO w firmie to obowiązek także w obecnej sytuacji. Ustawodawca uchwalając poszczególne tarcze antykryzysowe nie zdecydował się na rezygnację z ochrony danych osobowych w tym trudnym czasie. Choć… były takie pomysły.

Zdalne wdrożenie RODO w czasie stanu epidemii

Powszechnie wiadomo, że wdrożenie RODO to proces kompleksowy i nie może opierać się na szablonach dokumentów. Dokumentacja RODO powinna być przygotowana pod konkretną firmę. Dokumentacja RODO powinna uwzględniać specyfikę przedsiębiorcy, uwzględniać rodzaj danych osobowych, które on pozyskuje. Nie wolno w tym zakresie opierać się na szablonach – ochrona danych osobowych powinna być szyta na miarę każdego przedsiębiorstwa. Jak wielokrotnie pisaliśmy RODO jest elastyczne, nie jest zero jedynkowe. Pozwala dostosować sposoby ochrony danych osobowych do firmy, w zależności od zagrożeń.

Pod poniższym linkiem możecie Państwo zobaczyć co wchodzi w skład przygotowywanych przez naszych prawników dokumentów:

DOKUMENTACJA RODO

Aby ograniczyć możliwość zarażenia się opracowaliśmy system zdalnego wdrożenia RODO w firmie. Kontakt specjalisty RODO odbywa się elektronicznie. Kontaktujemy się z Państwem telefonicznie, przeprowadzamy ankietę mailową, dopytujemy i zbieramy wszystkie istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych informacje. Współpracujemy w tym zakresie z adwokatami i radcami prawnymi specjalizującymi się w ochronie danych osobowych. W grupie prawników stworzyliśmy ankietę audytową, dzięki której możemy zdiagnozować obszary, na których przetwarzacie Państwo dane osobowe. Zebrane informacje pozwalają nam przygotować dedykowane dokumenty RODO dla firmy.

Etapy zdalnego wdrożenia RODO

Zdalne wdrożenie RODO dzieli się na trzy etapy. W każdym z nich do dyspozycji Klienta jest prawnik specjalizujący się w ochronie danych osobowych, który służy pomocą i radą. Pomagamy przejść proces wdrożenia RODO sprawnie, szybko i bezboleśnie.

Etap 1 – audyt RODO

Wysyłamy do Państwa specjalnie przygotowaną ankietę audytową, zawierającą zestaw pytań na temat Państwa firmy, przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia. Dzięki rzetelnemu udzieleniu odpowiedzi poznajemy Państwa firmę, sposób w jaki funkcjonuje w kontekście danych osobowych, oraz poznajemy Państwa oczekiwania. Na tej podstawie przygotujemy dla Państwa specjalną, dedykowaną wersję dokumentów RODO.

Co ważne pytania zostały napisane przystępnym językiem, zaś samo wypełnienie ankiety nie powinno zająć dużo czasu.

Etap 2 – przygotowywanie dokumentacji RODO

Ten etap odbywa się generalnie bez Państwa udziału, chyba, że nadesłane odpowiedzi na pytania ankietowe  wymagają wyjaśnienia lub doprecyzowania. Kiedy wszystkie wątpliwości zostaną rozwiane, nasz specjalista ocenia jakie dokumenty będą tworzyć Państwa własną dokumentację RODO i rozpoczyna nad nimi pracę. W zależności od stopnia skomplikowania może to potrwać od 7 do 14 dni.

Etap 3 – objaśnienia i przesłanie dedykowanej dokumentacji RODO

Następnie dedykowany pakiet dokumentów RODO zostaje Państwu przesłany w wersji edytowalnej na wskazaną skrzynkę mailową wraz ze szczegółowymi objaśnieniami dot. każdego dokumentu z osobna. W objaśnieniach znajdą Państwo także poradnik jak postępować z dokumentacją na co dzień, jak wypełniać i prowadzić rejestry i na co zwracać szczególną uwagę w kontakcie z kontrahentami.

Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawców jest również odpowiednie przygotowanie pracowników do ochrony danych osobowych. Dlatego do każdego zamówienia dołączamy również przejrzystą broszurę RODO dla pracowników. Stanowi ona źródło wiedzy o podstawach ochrony danych osobowych. Jest chwalonym wśród naszych Klientów materiałem szkoleniowym.

Jak Państwo widzą, opracowana przez nas metoda umożliwia Państwu wdrożenie RODO w firmie poprzez pozyskanie dedykowanego pakietu dokumentów RODO w wygodnej formie i co najważniejsze, bez wychodzenia z domu.

Inne usługi fundacji

Zachęcamy również Państwa do zapoznania się z pełną ofertą fundacji w zakresie RODO w szczególności dot. wykonywania specjalistycznych usług dodatkowych takich jak:

Outsourcing IOD – w ramach tej usługi ekspert fundacji samodzielnie  (zdalnie!) sprawuje funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Twojej firmie za miesięcznym wynagrodzeniem (umowa min. na 6 miesięcy). Pełna oferta znajduje się pod tym linkiem https://fundacjaentropia.pl/funkcja-inspektora-ochrony-danych/

Szkolenia (E-learning lub video) – w ramach tej usługi specjaliści fundacji mogą przeprowadzić szkolenie wprowadzające kadry dowolnego szczebla w Twojej firmie lub poprowadzić warsztaty dla pracowników mające na celu zwiększyć ich świadomość w zakresie przetwarzania danych w firmie oraz zagrożeń jakie niesie ze sobą ich niewłaściwe użytkowanie. Pełna oferta znajduje się pod tym linkiem https://fundacjaentropia.pl/szkolenia/

Kontrola UODO – w ramach tej usługi zapewniamy przygotowanie Twojej firmy do kontroli ze strony Urzędu, w tym weryfikację, czy wszystkie obowiązki wynikające z RODO są z powodzeniem realizowane. Możemy również asystować lub bezpośrednio reprezentować Twoją Firmę w trakcie kontroli.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w ww. formularzu oraz w przesłanych przeze mnie dokumentach. (wymagane)

    Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja ENTROPIA (ul. Kopernika 6, 43-600 Jaworzno). Dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie (podstawą przetwarzania danych jest Państwa zgoda wyrażana poprzez wysłanie zapytania). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi.

    Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne do udzielenia odpowiedzi. Mają Państwo prawo dostępu do tych danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

    Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

    Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO i przygotowanie dokumentacji RODO, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.