Należyte przygotowanie swojej firmy do ochrony danych osobowych stanowi nie tylko realizację obowiązku nałożonego przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, ale jest również przejawem prowadzenia biznesu na miarę XXI wieku. Wszyscy już rozumieją, że dane osobowe mają wymierną wartość finansową i dlatego należy je chronić.

W tym celu właśnie powstało RODO – dokument na skalę europejską, o charakterze ogólnym. Nowoczesny, bo wyznaczający pewne kierunki działania, ale nie narzucający żadnych gotowych rozwiązań w postaci np. cotygodniowej zmiany hasła. Innowacyjny, bo przerzucający na przedsiębiorcę obowiązek dostosowania kwestii ochrony danych osobowych do zdiagnozowanego przez siebie ryzyka w tym zakresie. W końcu doniosły prawnie, ponieważ obowiązuje każdego przedsiębiorcę, pod sankcją kar finansowych.

O RODO można by pisać wiele, szczególnie po przeszło dwóch latach od jego wejścia w życie. Nie taka jednak jest intencja tego artykułu. W tym momencie chcieliśmy bowiem przedstawić Państwu zakres usług Fundacji – baza wiedzy dostępna jest natomiast w tej sekcji: artykuły o RODO.

Wdrożenie RODO oferta

Fundacja ENTROPIA powstała w 2014 roku i od samego początku zajmuje się problematyką ochrony danych osobowych. Od 2016 roku zaczęła analizować RODO i prowadzić pierwsze prace mające na celu wdrożenie go u rodzimych przedsiębiorców.

W oparciu o lata doświadczeń wypracowane zostały trzy zasadnicze modele współpracy.

Przygotowanie dedykowanych dokumentów RODO

Nie jesteśmy zwolennikami szablonów, gdyż one się zwyczajnie nie sprawdzają. Dlatego w gronie prawników – specjalistów z zakresu ochrony danych osobowych stworzyliśmy ankietę audytową, która pozwala nam dokładnie poznać przedsiębiorstwo Klienta i na tej podstawie przygotować dokumenty skrojone pod konkretną działalność.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: dedykowane dokumenty RODO.

Objęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych

Niektórzy przedsiębiorcy powinni (a część z nich ma taki prawny obowiązek) wyznaczyć w swojej firmie Inspektora Ochrony Danych, czyli podmiot, który odpowiedzialny będzie za odpowiednie wdrożenie RODO i utrzymywanie wysokiego poziomu ochrony danych w firmie. Z powodzeniem pełnimy takie funkcje w dużych podmiotach gospodarczych.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: przejęcie funkcji IOD.

Szkolenia

Fundacja, jako podmiot wyspecjalizowany w ochronie danych osobowych, realizuje szkolenia dla przedsiębiorców z zakresu RODO. Szkolimy zarówno przedsiębiorców, jak i ich pracowników, w tym inspektorów ochrony danych.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: szkolenia.

***

Nasi specjaliści gotowi są na udzielenie wszelkich informacji dotyczących poruszanych kwestii. W tym celu zapraszamy do skorzystania z formularza kontaktowego i opisania swoich potrzeb:

Wdrożenie RODO oferta Fundacji obejmuje kompleksową obsługę z zakresu ochrony danych osobowych.

Artykuł Wdrożenie RODO oferta, usługi RODO pochodzi z serwisu .

Ochrona danych osobowych w biurach rachunkowych jest szczególnie istotnym zagadnieniem. Jest tak dlatego, że księgowi występują w dwóch rolach. Po pierwsze jako administratorzy danych osobowych – kiedy przetwarzają dane swoich klientów, pracowników, kontrahentów. Po drugie jako podmiot przetwarzający, kiedy pracują na danych przekazanych im przez swoich klientów.

Ta druga kwestia wydaje się być nawet bardziej istotna. Księgowi przetwarzają bowiem na zlecenie swoich Klientów bardzo dużo danych. Zgodnie z nowymi regulacjami ich przetwarzanie nie może odbywać się bez podstawy prawnej. Co więcej za ich prawidłowe zabezpieczenie odpowiadają właśnie księgowi.

Klient ma prawo oczekiwać, że powierza swoje dane podmiotowi nie tylko dobrze przygotowanemu merytorycznie, ale takiemu który przekazane dane wykorzysta i zabezpieczy w sposób prawidłowy.

Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym – etapy

Pomimo powyższego wdrożenie RODO w biurze księgowym może przebiec sprawnie i bezproblemowo. Zamierzeniem jest zawsze doprowadzenie do sytuacji, w której dane osobowe są prawidłowo przetwarzane i należycie chronione.

Przygotowania biura rachunkowego do wdrożenia RODO powinno odbywać się wielotorowo.

Najważniejszy jest audyt, który pozwoli zweryfikować w jakim obszarze przetwarzane są dane osobowe, jakie to są dane, czy jak są one zabezpieczane. Jest to pierwsza i podstawowa czynność do wykonania – bez niej nie sposób jest poznać swojego przedsiębiorstwa.

Fundacja przygotowała prostą, intuicyjną ankietę audytową, która pozwala zdiagnozować aktualny stan biura rachunkowego. Została ona napisana prostym, nieprawniczym językiem, tak aby jej wypełnienie nie sprawiało trudności. W razie jednak jakichkolwiek wątpliwości specjaliści są do dyspozycji Księgowych i służą swoją pomocą.

Na podstawie prawidłowo przeprowadzonego audytu – po jego zweryfikowaniu i ewentualnym wyjaśnieniu niejasności – powstaje dedykowana dokumentacja RODO dla biur rachunkowych. Specjaliści Fundacji przygotowują dopasowane do konkretnego biura księgowego dokumenty, a także zalecenia i rekomendację w zakresie rzeczy, które można poprawić.

W końcu, wraz z dokumentami przesyłana jest również instrukcja jak należy „wdrożyć” poszczególne dokumenty w swoje procedury i w jakich sytuacjach należy ich używać.

Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych

Co przy tym ważne dokumentacja RODO dla biur rachunkowych obejmuje kilkanaście pozycji. Ich pełen wykaz znajduje się pod tym adresem: wykaz dokumentów.

Najważniejsze z nich to:

1. polityka ochrony danych – czyli podstawowy dokument stanowiący zbiór zasad stosowanych w biurze rachunkowym w zakresie ochrony danych osobowych,
2. dostosowane klauzule informacyjne – dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych, pracowników itd.
3. wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – zabezpieczającej interesy księgowego jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe swoich klientów.

Artykuł Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych pochodzi z serwisu .