Należyte przygotowanie swojej firmy do ochrony danych osobowych stanowi nie tylko realizację obowiązku nałożonego przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, ale jest również przejawem prowadzenia biznesu na miarę XXI wieku. Wszyscy już rozumieją, że dane osobowe mają wymierną wartość finansową i dlatego należy je chronić.

W tym celu właśnie powstało RODO – dokument na skalę europejską, o charakterze ogólnym. Nowoczesny, bo wyznaczający pewne kierunki działania, ale nie narzucający żadnych gotowych rozwiązań w postaci np. cotygodniowej zmiany hasła. Innowacyjny, bo przerzucający na przedsiębiorcę obowiązek dostosowania kwestii ochrony danych osobowych do zdiagnozowanego przez siebie ryzyka w tym zakresie. W końcu doniosły prawnie, ponieważ obowiązuje każdego przedsiębiorcę, pod sankcją kar finansowych.

O RODO można by pisać wiele, szczególnie po przeszło dwóch latach od jego wejścia w życie. Nie taka jednak jest intencja tego artykułu. W tym momencie chcieliśmy bowiem przedstawić Państwu zakres usług Fundacji – baza wiedzy dostępna jest natomiast w tej sekcji: artykuły o RODO.

Wdrożenie RODO oferta

Fundacja ENTROPIA powstała w 2014 roku i od samego początku zajmuje się problematyką ochrony danych osobowych. Od 2016 roku zaczęła analizować RODO i prowadzić pierwsze prace mające na celu wdrożenie go u rodzimych przedsiębiorców.

W oparciu o lata doświadczeń wypracowane zostały trzy zasadnicze modele współpracy.

Przygotowanie dedykowanych dokumentów RODO

Nie jesteśmy zwolennikami szablonów, gdyż one się zwyczajnie nie sprawdzają. Dlatego w gronie prawników – specjalistów z zakresu ochrony danych osobowych stworzyliśmy ankietę audytową, która pozwala nam dokładnie poznać przedsiębiorstwo Klienta i na tej podstawie przygotować dokumenty skrojone pod konkretną działalność.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: dedykowane dokumenty RODO.

Objęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych

Niektórzy przedsiębiorcy powinni (a część z nich ma taki prawny obowiązek) wyznaczyć w swojej firmie Inspektora Ochrony Danych, czyli podmiot, który odpowiedzialny będzie za odpowiednie wdrożenie RODO i utrzymywanie wysokiego poziomu ochrony danych w firmie. Z powodzeniem pełnimy takie funkcje w dużych podmiotach gospodarczych.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: przejęcie funkcji IOD.

Szkolenia

Fundacja, jako podmiot wyspecjalizowany w ochronie danych osobowych, realizuje szkolenia dla przedsiębiorców z zakresu RODO. Szkolimy zarówno przedsiębiorców, jak i ich pracowników, w tym inspektorów ochrony danych.

Pełen zakres informacji znaleźć mogą Państwo pod tym linkiem: szkolenia.

***

Nasi specjaliści gotowi są na udzielenie wszelkich informacji dotyczących poruszanych kwestii. W tym celu zapraszamy do skorzystania z formularza kontaktowego i opisania swoich potrzeb:

Wdrożenie RODO oferta Fundacji obejmuje kompleksową obsługę z zakresu ochrony danych osobowych.

Artykuł Wdrożenie RODO oferta, usługi RODO pochodzi z serwisu .

W ostatnim czasie dokonaliśmy kilku istotnych modyfikacji w naszej dokumentacji RODO, po to by stała się jeszcze bardziej nowoczesna, profesjonalna, a jednocześnie prosta i użyteczna w codziennej obsłudze. Poniżej prezentujemy wykaz przygotowywanych przez nasz Zespół dokumentów z podziałem na część Podstawową, którą następnie możemy w zależności od potrzeb rozbudowywać o kolejne dokumenty i procedury z części Rozszerzonej.

PAKIET PODSTAWOWY: 

Polityka Ochrony Danych
Załącznik nr 1 Rejestr upoważnień
Załącznik nr 2 Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 3 Wzór Zobowiązania do zachowania poufności osoby przetwarzającej dane osobowe
Załącznik nr 4 Rejestr zgód
Załącznik nr 5 Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 6 Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania
Załącznik nr 7 Rejestr zgłoszeń
Załącznik nr 8 Rejestr naruszeń
Załącznik nr 9 Rejestr odbiorców danych
Wzór umowy powierzenia danych

Objaśnienia:

Polityka Ochrony Danych:
Podstawowy dokument ramowy. Zawiera generalne zasady postępowania z danymi osobowymi w Firmie.

Rejestr upoważnień:
Zawiera informacje nt. pracowników, którzy zostali upoważnieni przez Pracodawcę (Administratora Danych Osobowych) do przetwarzania w jego imieniu danych osobowych.

Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych:
Dokument uprawniający pracownika do przetwarzania danych osobowych w Firmie.

Wzór Zobowiązania do zachowania poufności osoby przetwarzającej dane osobowe:
Dokument zobowiązujący pracownika do zachowania w tajemnicy danych, które przetwarza, w związku z wykonywaniem zadań służbowych.

Rejestr zgód:
Zawiera informacje nt. osób fizycznych, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych, a wyrażona zgoda stanowi jedyną podstawę prawną dla tego przetwarzania. może dot. m.in. rekrutacji, kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych:
Dokument zawierający zdefiniowane procesy przetwarzania danych osobowych w Firmie, tj. wszystkie czynności nakierowane na realizację konkretnego celu przetwarzania danych – np. realizacja umów z klientami, korespondencja itp.

Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania:
Dokument określający jakie czynności Podmiot Przetwarzający wykonuje na danych, które zostały mu powierzone przez innego Administratora (czyt. inną firmę/organizację) w celu zrealizowania Umowy Głównej.

[podmiot przetwarzający to tzw. procesor – czyli podmiot który „pracuje” na danych otrzymanych od innego Administratora (firmy) w celu wykonania jakiejś usługi np. – prowadzenia obsługi księgowej.

Innymi słowy, Rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dotyczy tylko tych przedsiębiorstw, które pozyskują dane osobowych od innych firm, ponieważ są im one niezbędne do wykonania zlecenia lub usługi. Najlepszym przykładem takiej firmy jest Biuro Rachunkowe, które pozyskuje od swoich klientów dane celem prowadzenia obsługi księgowej klientów.

Rejestr zgłoszeń:
Zawiera informacje nt. żądań osób, których dane dotyczą w zakresie wykonania (przez Administratora) przysługujących im praw oraz sposobu realizacji tych żądań.

Rejestr naruszeń:
Zawiera informacje, które należy uzupełnić w razie wystąpienia tzw. Incydentu Bezpieczeństwa tj. poważnego naruszenia danych osobowych w Firmie.
[Wzór zgłoszenia Incydentu stanowi załącznik do rejestru naruszeń – wypełnione zgłoszenie należy przesłać do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od momentu jego wykrycia].

Rejestr odbiorców danych:
Zawiera informacje o zawartych umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wzór umowy powierzenia danych:
Projekt umowy, którą Administrator danych winien zawrzeć z każdym podmiotem, któremu powierza dane osobowe niezbędne do wykonania Umowy Głównej.

„ROZSZERZENIE”

Klauzule informacyjne:
Dokumenty te odpowiadają za wypełnienie tzw. „obowiązku informacyjnego”, o którym mowa w art. 13 RODO, tj. podstawowego obowiązku jaki spoczywa na Administratorze Danych Osobowych.
Wyróżniamy dwie podstawowe klauzule, w zależności od kategorii podmiotów do których są adresowane (klauzule dla pracowników, klauzule dla klientów/kontrahentów).

Procedura zarządzania systemami informatycznymi:
Dokument zawiera generalne zasady postępowania z danymi osobowymi w Firmie, których przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Informacja na temat monitoringu wizyjnego w miejscu pracy:
czyli podstawowe informacje, jakie Administrator Danych Osobowych obowiązany jest zamieścić w pobliżu miejsca zainstalowania kamery.

Polityka prywatności:
Podstawowy dokument w działalności internetowej zgodny z wymogami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prawa telekomunikacyjnego oraz RODO.

Polityka plików cookies (ciasteczkowa)
Dokument informujący o stosowanych technologiach do pozyskiwania informacji na temat aktywności użytkowników portalu, witryny internetowej.

Polityka czystego Biurka:
Dokument stanowi zbiór prostych zasad, których stosowanie pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa danych w codziennej pracy biurowej.

Wykaz środków techniczno – organizacyjnych
Dokument określający stosowane przez Administratora środki ochrony (zabezpieczenia) zbiorów danych oraz miejsc, w których są one przechowywane.

Zainteresowanych sporządzeniem dedykowanej dokumentacji RODO zachęcamy do kontaktu:

drogą mailową pod adresem:

kontakt@fundacjaentropia.pl

telefonicznie:

790 494 135 (Paweł Zawartka)

lub za pośrednictwem formularza kontaktowego:

Artykuł DOKUMENTACJA RODO W FIRMIE pochodzi z serwisu .

Jakie dane osobowe przetwarzane są w małej spółce?

Wdrożenie RODO w małej spółce ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa ochrony danych osobowych.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w formie spółki przetwarza dane osobowe pracowników, klientów oraz kontrahentów. Gromadzi (a więc przetwarza) również dane osób trzecich – np. prawników, księgowych, informatyków, potencjalnych klientów, czy osób zapisanych do listy mailingowej.

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy.

Wdrożenie RODO w małej spółce – ankieta audytowa

Swoją pracę poprzedzamy przeprowadzeniem autorskiego audytu. Przygotowaliśmy ankietę audytową, która pozwala nam na zdalne wdrożenie RODO w Państwa firmie. Jest to szczególnie istotne w dobie pandemii koronawirusa. Tylko dyscyplina może pomóc walczyć nam z zagrożeniem. Powinniśmy dbać nie tylko o siebie, ale również o pozostałych obywateli. Co przy tym ważne ankieta jest napisana przystępnym językiem, przez co jej wypełnienie jest bardzo proste. Zajmuje niewiele czasu, a nam daje pełen obraz przedsiębiorstwa.

Rzetelnie wypełniona ankieta pozwala nam poznać obszary, w których biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe. Jest również źródłem wiedzy o środkach ochrony oraz dostrzeganych zagrożeniach.

Na podstawie ankiety przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla małej spółki.

Dedykowane dokumenty RODO dla małej spółki

We współpracy z prawnikami – adwokatami i radcami prawnymi prowadzącymi własne kancelarie prawnicze – specjalistami z zakresu ochrony danych osobowych przygotowujemy dedykowane dokumenty RODO dla przedsiębiorców.

Nie ilość, ale jakość dokumentów jest najważniejsza. W naszej opinii nie sposób zapewnić należytej ochrony danych osobowych posługując się ogólnodostępnymi szablonami kiepskiej jakości. Nasze dokumenty są przygotowywane pod konkretną spółkę. Uwzględniają uwarunkowania stosowane przez indywidualne podmioty, w tym m.in. programy na których pracują.

Swoją siedzibę mamy w Jaworznie na Śląsku, jednak działamy na terenie całej Polski. Nasi specjaliści prowadzą wdrażają RODO w spółkach z siedzibą w Krakowie, w Warszawie, w Katowicach, w Gdańsku, w Rzeszowie, w Łodzi, czy we Wrocławiu. Przygotowujemy dokumentację RODO dla farmaceutów w Poznaniu, w Kielcach, w Lublinie i w Gdyni.

Co ważne udostępniamy dokumenty elektronicznie, w formie edytowalnej. Jesteśmy również do dyspozycji Klientów po procesie wdrożenia RODO. Zawsze podkreślamy, że ochrona danych osobowych to ciągły proces, a nie jednorazowe działanie.

Dobre praktyki RODO dla małej spółki

RODO to nie tylko nakazy i zakazy. To zbiór reguł dobrego postępowania. Wytyczne, które każdy powinien dostosować do swojej firmy. Nie ma tam sztucznych zapisów o tym, że hasło ma liczyć 8 liter, 2 cyfr i 1 znak specjalny. Przedsiębiorca sam powinien dostosować poziom ochrony do swojej firmy.

Bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu wypracowaliśmy dobre praktyki dla aptek w zakresie RODO. W ramach współpracy doradzamy lub odradzamy pewne rozwiązania. Sugerujemy sprawdzone przez nas metody działania.

Jesteśmy do dyspozycji Klientów.

***

Kontakt z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego

Fundacja Entropia z siedzibą w Jaworznie jest niezależnym podmiotem realizującym zadania z zakresu ochrony danych osobowych i oceny zgodności (compliance), zrzeszającą specjalistów z zakresu w/w tematyki tj. prawników i ekspertów ds. compliance.

Fundacja ENTROPIA specjalizuje się w obsłudze biur rachunkowych pod kątem RODO (więcej o tym można przeczytać w tym artykule: https://fundacjaentropia.pl/wdrozenie-rodo-w-biurze-rachunkowym/).

Wiodącym przedmiotem naszych działań pozostaje wdrożenie RODO i przygotowanie dokumentacji RODO, które realizujemy nieprzerwanie od 2016 r., a obecnie także w sposób całkowicie zdalny (wysyłka elektroniczna), na terenie miast wojewódzkich – Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Gorzów Wielkopolski, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław, Zielona Góra, a w szczególności w województwie śląskim: Jaworzno, Bielsko-Biała, Bieruń, Czechowice-Dziedzice, Jastrzębie-Zdrój, Knurów, Lędziny, Sosnowiec, Mysłowice, Ruda Śląska, Tychy, Imielin, Chorzów, Piekary Śląskie, Bytom, Gliwice, Radzionków, Sławków, Zabrze, Częstochowa, Będzin, Pszczyna, Tarnowskie Góry, Wodzisław Śląski oraz województwie małopolskim: Kraków, Dąbrowa Tarnowska, Niepołomice, Tarnów, Nowy Sącz, Olkusz, Oświęcim, Chrzanów, Bochnia, Nowy Targ, Gorlice, Zakopane, Skawina, Andrychów, Wadowice, Wieliczka, Dobczyce, Limanowa, Proszowice.

Artykuł Wdrożenie RODO w małej spółce pochodzi z serwisu .