Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Wnioskodawcą projektu jest Minister Rodziny i Polityki Społecznej. Projekt ustawy ma na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dyrektywa wymaga przyjęcia regulacji prawnych związanych ze zgłaszaniem naruszeń, w tym dotyczących ochrony zgłaszających oraz trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych przez pracodawców i organy publiczne.
Co będzie w nowych przepisach?
Regulacja obejmuje swoim zakresem w szczególności warunki objęcia ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa, środki ochrony tych osób i ma na celu skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających i podejmowanie działań następczych.
Zapisy projektowanej ustawy definiują dwa rodzaje zgłoszenia: zewnętrzne i wewnętrzne. Przez zgłoszenie zewnętrzne należy rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa do organów administracji publicznej w zasadzie przez nieograniczony krąg osób. Natomiast pod pojęciem zgłoszenia wewnętrznego rozumiemy dokonanie zgłoszenia o naruszeniach prawa przez pracownika, który przekazuje informacje o naruszeniu prawa do swojego pracodawcy. Naruszenie prawa zostało zdefiniowane jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in.: zamówień publicznych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych – łącznie 14 kategorii, z których nie wszystkie będą tyczyły się każdego pracodawcy. Dodatkowo pracodawca może na swoje potrzeby umożliwić zgłaszanie innych naruszeń dotyczących obowiązujących wewnętrznych regulacji, w tym regulaminów czy też kodeksów etycznych. Podmiotem przepisów są osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z szeroko pojętą pracą – tzw. sygnaliści.
Ochrona sygnalisty
Projektowana ustawa obejmie ochroną osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia informacji lub uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, pracujące w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą. Przewidziane w ustawie gwarancje i środki prawne będą przysługiwały osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia, niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż i praktyka), w tym także świadczącej pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze, jak wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy oraz innym osobom zgłaszającym informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą, jak akcjonariusze i wspólnicy oraz członkowie organów osoby prawnej. Ochroną będą objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszenia uzyskano w trakcie procesu rekrutacji poprzedzającego zawarcie umowy.
Co do zasady – jawne zgłoszenia
Co istotne przepisy co do zasady wykluczają zgłoszenia anonimowe chyba, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych, stosowany przez pracodawcę, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa taki tryb przewiduje – nie jest to więc obowiązek, ale tylko możliwość uwzględnienia przez pracodawcę zgłoszeń anonimowych w procedurze.
Ochrona sygnalisty gwarantowana przez przepisy
Biorąc pod uwagę wcześniej wymienioną zasadę braku anonimowości zgłoszeń projekt przewiduje szeroką ochronę dla zgłaszających, którzy nie mogą być niekorzystnie potraktowani z powodu dokonania zgłoszenia.
Za niekorzystne traktowanie uważa się dość oczywiste działania, jak odmowę nawiązania, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia za pracę, odmowę lub utrudnienie w awansowaniu czy nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego. Ponadto za niekorzystne traktowanie może być uznane działania polegające na nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie czy też działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego. Przy czym warto nadmienić, że nie tylko samo wykonanie wymienionych działań może zostać uznane za niekorzystne traktowanie, ale również groźba ich zastosowania, na przykład w sytuacji nakłaniania pracownika do wycofania zgłoszenia lub zmiany jego treści.
Obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych
Projektowane przepisy wprowadzają również obowiązek, zgodnie z którym pracodawcy mają zadanie ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w niniejszym projekcie. Obowiązek ten dotyczy do pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób oraz do wszystkich niezależnie od ilości zatrudnionych, jeżeli prowadzona działalność dotyczy usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie będzie obligatoryjne, ale podmioty te będę mogły utworzyć je dobrowolnie, stosując zasady przewidziane w ustawie.
Co powinien zawierać regulamin zgłoszeń wewnętrznych
W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych należy umieścić zapisy dotyczące w szczególności sposobu przekazywania zgłoszeń z określeniem, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, tryb rozpatrywania zgłoszeń zapewniający niezależność jednostki wewnętrznej, która będzie upoważniona do ich przyjmowania i zobowiązana do rozpatrywania, procedurę rozpatrywania zgłoszeń oraz zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych. Pracodawca ma oczywiście obowiązek odpowiedniego dbania o dane osób zgłaszających, w tym uniemożliwienia uzyskania dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia. Pracodawca prowadzi również rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
Co najmniej takie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Dodatkowo projekt zezwala na rozszerzenie kręgu osób mających możliwość zgłaszania potencjalnych naruszeń oraz zwiększenie katalogu przedmiotu zgłoszeń o regulaminy i procedury wewnętrzne.
Co grozi za brak regulaminu?
Za brak ustanowienia wewnętrznej procedury whistleblowingowej, podobnie jak za brak ochrony poufności sygnalisty lub utrudnianie zgłoszenia grozić ma kara do 3 lat pozbawienia wolności.
Procedura zgłaszania nadużyć przygotowana przez prawników Fundacji
Eksperci Fundacji Entropia już dawno przygotowali dla Państwa procedurę zgłaszania nadużyć. Nasza procedura zgłaszania nadużyć jest zgodna z projektowanymi przepisami i spełnia nie tylko jej minimalne wymagania, ale również wymagania korporacyjnych kodeksów etycznych i biznesowych w zakresie podmiotów uprawnionych do dokonywania zgłoszeń, trybu ich rozpatrywania i katalogu regulacji, co do których można zgłaszać potencjalne naruszenia. Jako eksperci z dziedziny ochrony danych osobowych zapewniliśmy również, aby nasza procedura gwarantowała pełną ochronę danych osób zgłaszających i zapewniała przejrzyste zasady dla pracowników, pracodawców i kontrahentów.
Szybki kontakt możliwy jest za pośrednictwem formularza kontaktowego:
