Zarządzanie zgodnością (compliance) to zintegrowane w struktury i procesy narzędzie, służące tworzeniu stanu faktycznego, w którym ryzyko wystąpienia braku zgodności będzie ograniczone do minimum. Brak zgodności może skutkować wystąpieniem sankcji, strat finansowych lub utratą reputacji (wizerunku). Wdrażając zarządzanie systemu compliance zapewniamy zgodność z:
- przepisami prawa,
- regulacjami wewnętrznymi,
- etyką.
System zarządzania zgodnością opieramy na trzech fundamentach, tj. niezależności, stałości i skuteczności.
Na obszar zgodności w organizacji składają się uregulowania dotyczące w szczególności takich zagadnień, jak polityka antykorupcyjna (dotycząca nie tylko podmiotów publicznych, ale również przedsiębiorców, zwłaszcza spółek notowanych na giełdzie), ocena wiarygodności kontrahentów (w celu ograniczenia zagrożenia uczestnictwa w procederze nadużyć podatkowych), możliwość zgłaszania przez pracowników zachowań nieetycznych specjalnie powołanej w tym celu komisji, jak również zasady przyjmowania i wręczania upominków oraz organizowania przedsięwzięć wspólnie z innymi podmiotami (w tym sponsoringu). O wszystkich tych obszarach jest mowa w standardach rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.
Fundacja Entropia opracowała system zarządzania zgodnością, na który składa się kompletna dokumentacja w obszarze compliance autorstwa ekspertów z dziedziny m.in. prawa, bezpieczeństwa oraz zarządzania zasobami ludzkimi oraz możliwość nawiązania stałej współpracy w zakresie której Fundacja wykonuje następujące działania:
- doradztwo oraz udzielania bieżącej pomocy,
- opiniowanie i udział w procesie tworzenia regulacji wewnętrznych powiązanych z obszarem zgodności,
- ocena wiarygodności kontrahentów,
- ocena podmiotów zewnętrznych,
- wydawanie wytycznych i komunikatów dotyczących zachowania zgodności w organizacji,
- badanie zgłoszonych przypadków braku zgodności,
- prowadzenie szkoleń.
Dokumentacja obszaru zgodności obejmuje:
| Polityka zgodności (compliance) | Dokument określający zasady funkcjonowania systemu zarządzania zgodnością w organizacji, w szczególności strukturę, procedury, narzędzia, etapy oraz kluczowe obszar zarządzania zgodnością |
| Polityka antykorupcyjna | Dokument określający jednolite zasady i standardy postępowania, które pozwolą na zidentyfikowanie, przeciwdziałanie oraz mitygowanie ryzyka wystąpienia nadużyć w organizacji, zapewniający zgodność działalności z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi, a także zasadami etycznymi, zapewniając tym samym należytą ochronę interesów, renomy oraz wizerunku oraz transparentność działań wobec podmiotów zewnętrznych. |
| Zasady przyjmowania i wręczania upominków | Procedura określająca sytuacje, w których możliwe jest przyjęcie lub wręczenie upominku, przysługi itp. |
| Klauzule umowne w zakresie zgodności | Wzory klauzul zapewniających przestrzeganie przez kontrahentów zgodności |
| Regulacje dotyczące sponsoringu i darowizn | Jednolite zasady dotyczące możliwości zawierania przez organizację umów sponsoringowych i przekazywania darowizn zgodnie ze standardami etycznymi oraz gwarantujące transparentność działań |
| Procedura oceny wiarygodności kontrahentów | Procedura określająca jednolite zasady dotyczące oceny i monitorowania wiarygodności kontrahentów zwiększające ochronę przed ryzykiem współpracy handlowej z podmiotami działającymi wbrew przepisom prawa, dobrym obyczajom i praktykom handlowym oraz ograniczenie zagrożenia uczestnictwa w procederze nadużyć podatkowych i praniu pieniędzy |
| Procedura zgłoszenia nadużycia | Zasady badania potencjalnych przypadków braku zgodności |
| Regulamin komisji etycznej | Określenie zadań, uprawnień i obowiązków zespołu powołanego w celu badania zgłoszonych przypadków braku zgodności (w szczególności potencjalnego naruszenia praw pracowniczych) |
| Procedura w razie kontroli | Zasady działania na wypadek kontroli centralnych urzędów administracji |
| Polityka antymobbingowa | Określenie zasad przeciwdziałania zjawiskom mobbingu i dyskryminacji w miejscu pracy |
| Deklaracja różnorodności | Dokument deklarujący budowanie świadomości i kultury organizacyjnej otwartej na różnorodność |
| Deklaracja poszanowania praw człowieka w organizacji | Przedstawienie zasad odnośnie poszanowania praw człowieka i działań podejmowanych w kierunku zapobiegania ich łamaniu oraz wspieraniu atmosfery godności i wzajemnego szacunku |
| Procedura przeciwdziałania fałszowaniu dokumentów | Dokument określający standardy postępowania, które pozwolą na zidentyfikowanie, przeciwdziałanie oraz mitygowanie ryzyka związanego z fałszowaniem dokumentów |
| Procedura przeciwdziałania zmowom przetargowym | Dokument określający jednolite zasady postępowania pozwalające na wykrycie, zgłoszenie oraz zapobieganie zmowom przetargowym |
| Kodeks odpowiedzialnej działalności organizacji | Dokument definiujący najważniejsze wartości oraz zasady postępowania, którymi powinni się kierować pracownicy oraz interesariusze |
Osoby, które zainteresowała oferta compliance zachęcamy do kontaktu:
drogą mailową pod adresem:
kontakt@fundacjaentropia.pl (Łukasz Dziedzic)
lub za pośrednictwem formularza kontaktowego: