Temat: Dokumentacja RODO w hotelu
RODO jest aktem prawnym obowiązującym powszechnie. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca – niezależnie od charakteru, czy rozmiarów działalności, musi zapewniać ochronę danych osobowych na odpowiednim poziomie. Dotyczy to również branży hotelarskiej.
„Wdrożenie RODO w hotelu jest szczególnie istotne, gdyż często przetwarzane są tam bardzo ważne dane osobowe. Hotelowi goście powinni mieć zatem pewność, że ich dane są należycie chronione” – mówi Michał Bernacki, Prezes Fundacji Entropia
Zbieranie danych w sposób zgodny z prawem to jedno. Równie ważne jest także zapewnienie właściwego ich przetwarzania, a także należytej ich ochrony.
Wdrożenie RODO w hotelu
Należy pamiętać, że RODO ma charakter ogólny, dlatego każdy powinien stosować adekwatne wobec niego środki. Obecnie nie ma jednego sprawdzonego modelu ochrony danych osobowych. To już nie te czasy, że dobre są tylko hasła o co najmniej 8 znakach (z co najmniej jedną dużą literą, jedną cyfrą i jednym znakiem specjalnym). Nie – teraz każdy indywidualnie powinien zweryfikować sytuację, w której się znajduje i na podstawie tej analizy wdrożyć odpowiednie rozwiązania.
Wprowadzenie RODO w hotelu powinno więc rozpocząć się od przeprowadzenia audytu. Zweryfikowania obecnego stanu rzeczy. Zdiagnozowania elementów, które są prawidłowe, a które ewentualnie wymagają poprawy.
Bazując na swoim doświadczeniu specjaliści fundacji przygotowali ankietę audytową. Zawiera ona pytania o najważniejsze obszary dotyczące ochrony danych osobowych w hotelu.
Profesjonalny audyt, wykonany przez wykwalifikowane osoby, pozwoli zdiagnozować obszary, na których przetwarzane są dane osobowe, a także zweryfikować obecne sposoby ochrony danych w kontekście potencjalnie istniejących zagrożeń.
Wyniki takiej analizy stanowią podstawę do dalszych prac. O tym jak samodzielnie wdrożyć RODO we własnej firnie piszemy w tym artykule.
Dokumentacja RODO w hotelu
Po przeprowadzeniu audytu prawnicy fundacji dysponują potrzebną wiedzą, która umożliwia im przygotowanie dedykowanych dokumentów RODO dla hotelu. Dokumentacja przygotowywana jest każdorazowo pod konkretny podmiot zgodnie z jego zakresem działania.
Dokumentacja RODO w hotelu jest specyficzna, gdyż obejmuje m.in. dane pozyskiwane podczas rejestracji, dane płatnicze, czy choćby dane ujęte w liście gości uprawnionych do śniadania. Oprócz danych osobowych gości hotelowych hotel przetwarza również dane pracowników, czy kontrahentów. O wszystkich tych kwestiach należy więc pomyśleć. Dostosowując hotel do wymogów RODO.
Pełna lista dokumentów ujęta została w tym miejscu. Nie sposób powiedzieć, który z nich jest mniej lub bardziej ważny. Jak jednak uznaje Prezes Urzędu Ochrony Danych, na pierwszy plan w kontaktach zewnętrznych wysuwa się na pewno klauzula informacyjna. Trzeba zatem pomyśleć o jej właściwym przygotowaniu.
Dokumenty RODO dla hotelu
Specjaliści Fundacji dzięki swojej fachowej wiedzy są w stanie sprawnie przeprowadzić proces wdrożenia RODO w hotelu. Służą oni klientom swoją wiedzą na każdym etapie współpracy. Wyjaśniają wszelkie zawiłości i pomagają merytorycznie. Kontakt możliwy jest za pośrednictwem formularza kontaktowego:
