Nowe obowiązki biur rachunkowych

nowe obowiązki biur rachunkowych

W ostatnim czasie mieliśmy do czynienia ze zmianą przepisów Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018, poz. 723 z późn. zm.). znowelizowane przepisy nałożyły szereg obowiązków na dużą część instytucji finansowych oraz mających związek z przepływami pieniężnymi. Jedną z grup podmiotów wprost wymienionych jako obowiązane do stosowania zapisów wymienionej Ustawy są przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przez usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu odpowiednich przepisów o swobodzie działalności gospodarczej mamy na myśli działalność polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

  • prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • okresowego ustalania lub sprawdzania stanu aktywów i pasywów,
  • ustalania wyniku finansowego,
  • sporządzania sprawozdań finansowych,
  • gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Pojęcie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje zatem wszystkie podmioty świadczące dla innych podmiotów prawa handlowego usługi w powyższym zakresie. Do kategorii instytucji  obowiązanych nie zaliczają się biura rachunkowe świadczące swoje usługi wyłącznie dla osób fizycznych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, objętych uproszczoną ewidencją podatkową (księga przychodów i rozchodów).

Nowe obowiązki biur rachunkowych

Biura rachunkowe zostały zatem zobowiązane do wprowadzenia szeregu wewnętrznych procedur, mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu przy czym, jak nietrudno się domyślić chodzi również, a nawet przede wszystkim o klientów biur rachunkowych na rzecz których prowadzenie ksiąg rachunkowych się odbywa. Upraszczając, jeżeli mowa o praniu brudnych pieniędzy mamy tutaj na myśli w szczególności wprowadzanie do obrotu pieniędzy lub innych wartości majątkowych pochodzących z popełnienia czynu zabronionego (przykładowo z handlu narkotykami, z działań korupcyjnych, sutenerstwa lub innych nielegalnych działań). Procedury powinny w szczególności określać:

  • jak dokonywana jest rejestracja transakcji,
  • w jaki sposób oceniane i analizowane jest ryzyko związane z dokonywanymi transakcjami oraz jak przedsiębiorca weryfikuje i aktualizuje przeprowadzoną ocenę,
  • jaki jest sposób i tryb przekazywania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Ponadto wewnętrzne procedury powinny zawierać uregulowania w obszarze:

  • działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
  • środków stosowanych przez przedsiębiorcę w celu właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
  • zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • zasad przechowywania dokumentów oraz informacji,
  • zasad upowszechniania i propagowania (przykładowo w formie szkoleń) wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  • zasady kontroli wewnętrznej.

Co istotne należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy. W przypadku biura działającego w formie podmiotu prawa handlowego należy dodatkowo wyznaczyć członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie obowiązków wynikających z ustawy. Osoby wykonujące działalność jednoosobowo będą, co jasne samodzielnie ponosić odpowiedzialność za wykonanie przepisów ustawy.

Identyfikacja klienta

Zadaniem biur rachunkowych jest rejestrowanie transakcji oraz stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Obowiązek ten polega w szczególności na identyfikowaniu klientów, badaniu przeprowadzonej identyfikacji oraz pozyskiwaniu od klienta informacji na temat zamierzonego celu zawierania relacji z biurem. W praktyce realizacja tego obowiązku polega na weryfikacji tożsamości osoby fizycznej, natomiast w przypadku osób prawnych – sprawdzeniu, czy dane przekazane przez klienta zgodne są z zarejestrowanymi oraz zbadaniu, czy firma jest na liście czynnych podatników VAT oraz czy występuje na tzw. „białej liście”. Analogiczne postępowanie powinno zostać przeprowadzone w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą.

Przedsiębiorca prowadzący usługi biura rachunkowego nie powinien, a wręcz nie może zawierać umowy z klientem, jeżeli nie może zapewnić środków bezpieczeństwa finansowego. Zakres zastosowanych środków zależy od wyników oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przeprowadzonej w wyniku analizy dokonanych przez klienta transakcji jak również od statusu danego klienta. W stosunku do niektórych klientów biura rachunkowe obowiązane są do stosowania tzw. wzmożonych środków bezpieczeństwa.

Analiza ryzyka

Kolejnym obowiązkiem jest stała ocena dokonywanych transakcji oraz ocena i analizy ryzyka występowania podejrzanych transakcji, również w stosunku do swoich klientów. Przy ocenie ryzyka wystąpienia podejrzanych transakcji należy wziąć pod uwagę szereg określonych w przepisach kryteriów:

  • ekonomicznych,
  • geograficznych,
  • przedmiotowych,
  • behawioralnych.

Kryteria ekonomiczne odnoszą się do oceny transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Kryteria geograficzne polegają na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, które zostały uznane za generujące wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Kryteria przedmiotowe mają na uwadze prowadzenie przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka. Kryteria behawioralne natomiast polegają na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.

Procedura analizy ryzyka powinna zostać spisana oraz zapoznać się z nią powinny wszystkie osoby współpracujące z przedsiębiorcą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wyniki przeprowadzonych analiz ryzyka powinny być udokumentowane w formie papierowej lub elektronicznej i przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcja została zarejestrowana.

Przekazywanie informacji do GIIF

Przekazywanie informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej jest kolejną powinnością biur rachunkowych. Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia w sprawie określenia sposobu przekazywania informacji do GIIF, w którym określił wzór rejestru transakcji. Rejestr zgodnie z projektem będzie mógł być prowadzony w formie elektronicznej lub papierowej, do wyboru przez biuro rachunkowe. Transakcje będą rejestrowane w tzw. kartach transakcji. Rozporządzenie nakłada na biura rachunkowe nakaz wdrożenia dodatkowych obowiązków dokumentacyjnych, tj. wprowadzenie i prowadzenie rejestru tzw. transakcji ponad progowych.

Anonimowe zgłaszanie naruszeń

Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych został również zobowiązany do wypracowania procedury w zakresie anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura (np. osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych) rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń powinna określać przede wszystkim:

  • osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
  • sposób odbierania zgłoszeń;
  • rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia.

Dodatkowo procedura musi określać sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, który musi zapewniać pracownikowi ochronę przed działaniami (w szczególności ze strony pracodawcy lub osoby przełożonej dla pracownika) o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania (mobbingu), w tym również sposób przetwarzania i ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (w tym przypadku można odwołać się np. do opracowanej przez Fundację Entropia Polityki Ochrony Danych Osobowych). Procedura powinna zabezpieczyć anonimowość samego zgłoszenia oraz danych osobowych zgłaszającego. Dodatkowo z procedury powinny wynikać zasady odbierania zgłoszeń a także sposób rozpatrywania zgłaszanych potencjalnych nadużyć oraz przewidywać możliwe konsekwencje przy zidentyfikowanym naruszeniu przepisów Ustawy. Dodatkowo firma powinna wyznaczyć specjalną osobę, która powinna się zajmować tego typu anonimowymi zgłoszeniami.

Nowe obowiązki biur rachunkowych realizowane przy wsparciu fundacji

Fundacja Entropia oferuje komplet dokumentacji w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W skład przygotowanej przez ekspertów (prawników oraz pełnomocników i koordynatorów ds. zgodności w podmiotach prawa handlowego) wchodzą:

  • Procedura zapobiegania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przez biuro rachunkowe,
  • Procedura oceny wiarygodności kontrahentów pod względem ryzyka współpracy handlowej z kontrahentami działającymi wbrew przepisom prawa,
  • Procedura oceny i weryfikacji ryzyka podejrzanych transakcji,
  • System anonimowego zgłaszania nadużyć (w ramach którego umożliwia się sygnalizowanie naruszeń oraz działań niezgodnych z prawem).

Biura rachunkowe niewątpliwie powinny zainteresować się obszarem funkcjonowania Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ponieważ za niedopełnienie tych zadań, o których mowa w wymienionych przepisach grożą sankcje pieniężne i karne (przykładowo art. 35 ust. 1 Ustawy mówi o tym, że kto nie dopełnia obowiązku rejestracji transakcji lub zachowania środków bezpieczeństwa lub zawiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej podlega karze pozbawienia wolności do lat 3). Przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinni więc mieć świadomość tego, jakie dodatkowe obowiązki są na nich nakładane. Również i sami klienci takich instytucji powinni o tym wiedzieć, żeby nie dziwić się sytuacjom, w których biuro rachunkowe będzie rejestrować dokonywane przez nich podejrzane transakcje.

Zakres wdrożenia przez Fundację Entropia procedur związanych z zapobieganiem prania brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zaczyna się od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków ustawowych, która równocześnie będzie osobą kontaktową dla zespołu Fundacji. W dalszej kolejności Fundacja na podstawie informacji uzyskanych od klienta przygotowuje komplet dokumentacji, dostosowując ją do specyfiki działalności biura. Ostatnim etapem jest przekazanie dokumentacji klientowi wraz z interpretacją jak stosować poszczególne zapisy oraz wyjaśnieniem ewentualnych wątpliwości.

W razie jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji:

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w ww. formularzu oraz w przesłanych przeze mnie dokumentach. (wymagane)

    Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja ENTROPIA (ul. Kopernika 6, 43-600 Jaworzno). Dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie (podstawą przetwarzania danych jest Państwa zgoda wyrażana poprzez wysłanie zapytania). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi.

    Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne do udzielenia odpowiedzi. Mają Państwo prawo dostępu do tych danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.