Temat: Działalność szkoleniowa a RODO
Prowadzenie działalności szkoleniowej wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. „Działalność szkoleniowa a RODO” nie jest więc tematem przypadkowym, a wręcz przeciwnie – ma ważkie znaczenie dla osób prowadzących szkolenia z różnych dziedzin. Zazwyczaj dane osobowe pozyskujecie Państwo już na etapie poprzedzającym samo szkolenie, za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego do którego zainteresowani szkoleniem wpisują swoje dane osobowe (np. imię, nazwisko, adres e-mail). Dane te są Państwu niezbędne chociażby do wystawienia odpowiedniego zaświadczenia / certyfikatu potwierdzającego odbycie szkolenia. Nawet jeżeli szkolenia ma charakter zdalny, nie słyszeliśmy o sytuacji, aby odbywało się ono anonimowo.
O tym, kto musi wdrożyć u siebie RODO pisaliśmy w tym artykule: https://fundacjaentropia.pl/rodo-a-jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza-czyli-jak-nie-dostac-rykoszetem-od-facea/
Jak widać z powyższego dane osobowe, chociażby w najbardziej ograniczonym zakresie są przez Państwa przetwarzane. Oznacza to, że obowiązki wynikające z RODO dotyczą Państwa jako trenerów, szkoleniowców, warsztatowców dowolnej branży. Dlatego argument, że otrzymujecie Państwo e-mailem tylko imię i nazwisko do wystawienia zaświadczenia osobie, która przecież sama zapisała się na moje szkolenie, albo, że dostajecie Państwo listę z imionami i nazwiskami osób od firmy, która zleciła przeprowadzenie szkolenia, z góry skazane są na porażkę. Działalność szkoleniowa a RODO to dwa tematy, które muszą współistnieć, dlatego przygotowaliśmy niniejszy artykuł.
Szkoleniowiec: Administrator Danych czy Podmiot Przetwarzający?
Teraz, kiedy już wiemy, że przetwarzają Państwo dane osobowe i podlegają przepisom RODO na normalnych zasadach pójdziemy krok dalej i rozważymy kwestię czy występują Państwo w roli Administratora Danych uczestników szkolenia czy też tzw. Podmiotu Przetwarzającego. Jest to bardzo ważna kwestia, często zupełnie pomijana przez szkoleniowców, którzy mają jeden gotowy wzór RODO na każde szkolenie i bezmyślnie z niego korzystają. Tymczasem rozróżnienie obu ról może być bardzo proste i intuicyjne, wystarczy skorzystać z naszej wskazówki, którą omawiamy dla Państwa w kolejnym akapicie.
Otóż wspomnianą wskazówką na której powinni się Państwo oprzeć jest model szkolenia. Chodzi o to, czy będzie ono miało charakter zamknięty czy otwarty. Szkolenia zamknięte, czy też wewnętrzne, dedykowane (różnie je można nazywać) polegają na przeszkoleniu konkretnej grupy osób wyznaczonych przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracodawca, jako Administrator Danych zatrudnianych przez siebie osób, decyduje o celu oraz sposobie przetwarzania ich danych osobowych. W tym przypadku Państwo stają się dysponentem danych osobowych pracowników biorących udział w szkoleniu wyłącznie na zasadzie stosunku powierzenia.
Mówimy tu o następującej sekwencji zdarzeń: pracodawca firma A (czyli Administrator Danych) przekazuje (powierza) firmie szkoleniowej (jako podmiotowi przetwarzającemu) dane osobowe swoich pracowników, aby ta przetwarzała je w imieniu i na rzecz pracodawcy, zgodnie z jego wytycznymi. Właściwym dokumentem, regulującym omawiany stosunek będzie umowa powierzenia. Reasumując, przy realizacji szkolenia zamkniętego, gdzie firma sama wyznaczyła pracowników na szkolenie, sama rozdysponowała formularze zgłoszeń i je przesłała, występują Państwo w roli Podmiotu Przetwarzającego i wówczas powinni Państwo zadbać o zawarcie umowy powierzenia ze zleceniodawcą.
Inaczej sytuacja wygląda przy szkoleniach otwartych, ponieważ zazwyczaj nie są dedykowane pracownikom jednej firmy a zapisać się na nie może dosłownie każdy. Mówimy tu o sytuacji, w której Państwo wysyłacie ofertę szkoleń do różnych firm, a następnie pracownicy tych firm lub inne osoby zainteresowane deklarują chęć wzięcia udziału w takim szkoleniu. Wtedy dane pozyskiwane są bezpośrednio od pracownika bądź przy niewielkim udziale pracodawcy (przykładowo pracodawca opłacając szkolenie dla wybranych osób przekazuje np. jedynie dane o ich liczbie i miejscu zatrudnienia, natomiast wszelkie dane niezbędne do uzyskania zaświadczenia pracownik przekazuje już Państwu samodzielnie. W tym przypadku, Państwo stają się Administratorem Danych uczestników szkolenia i to po Państwa stronie spoczywają wszelkie kwestie organizacyjne, również związane z tym, jakie dane osobowe uczestników przetwarzać, jakie środki bezpieczeństwa zastosować, komu udostępniać i po jakim czasie usuwać.
Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia i listy obecności
Kolejną kwestią wartą omówienia jest zakres danych jakie Państwo umieszczają na listach obecności oraz zaświadczeniach o ukończonym kursie. Należy pamiętać, że w przypadku organizowania szkoleń obowiązkowych (czyt. wynikających z przepisów prawa) jak np. okresowe szkolenie BHP, zakres danych precyzyjnie regulują odpowiednie Rozporządzenia. Dlatego w naszej ocenie, jakakolwiek ingerencja w zakres tych danych, w szczególności poprzez jego nieuzasadnione rozszerzanie naraża Państwa na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 12 RODO. RODO promuje bowiem zasadę tzw. minimalizacji danych. Zgodnie z nią dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Jeżeli zaś chodzi o listy obecności, to powinny one, co do zasady, ograniczać się do podania imienia i nazwiska uczestnika szkolenia. Zamieszczenie oprócz imienia i nazwiska jakichś innych danych np. miejsca urodzenia osoby, będzie oznaczało, że zbierają Państwo dane niezgodnie z ich celem (w nadmiarze) jak również spowoduje, że wszystkie osoby, które będą miały dostęp do listy, a zwłaszcza pozostałe osoby biorące udział w szkoleniu będą mogły zapoznać się z tymi danymi nie będąc do tego uprawnionymi.
Na zakończenie, wszystkim z Państwa, którzy korzystają z tzw. formularzy zgłoszeniowych przypominamy o dobrej praktyce, którą jest zamieszczanie na formularzu tzw. skróconej klauzuli informacyjnej.
Działalność szkoleniowa a RODO – kontakt
W razie jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu z ekspertami Fundacji – specjalistami z zakresu ochrony danych osobowych. Wedle swojej najlepszej wiedzy udzielą oni Państwu informacji w temacie działalność szkoleniowa a RODO.
Kontakt możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza:
