Temat: Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych
Ochrona danych osobowych w biurach rachunkowych jest szczególnie istotnym zagadnieniem. Jest tak dlatego, że księgowi występują w dwóch rolach. Po pierwsze jako administratorzy danych osobowych – kiedy przetwarzają dane swoich klientów, pracowników, kontrahentów. Po drugie jako podmiot przetwarzający, kiedy pracują na danych przekazanych im przez swoich klientów.
Ta druga kwestia wydaje się być nawet bardziej istotna. Księgowi przetwarzają bowiem na zlecenie swoich Klientów bardzo dużo danych. Zgodnie z nowymi regulacjami ich przetwarzanie nie może odbywać się bez podstawy prawnej. Co więcej za ich prawidłowe zabezpieczenie odpowiadają właśnie księgowi.
Klient ma prawo oczekiwać, że powierza swoje dane podmiotowi nie tylko dobrze przygotowanemu merytorycznie, ale takiemu który przekazane dane wykorzysta i zabezpieczy w sposób prawidłowy.
Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym – etapy
Pomimo powyższego wdrożenie RODO w biurze księgowym może przebiec sprawnie i bezproblemowo. Zamierzeniem jest zawsze doprowadzenie do sytuacji, w której dane osobowe są prawidłowo przetwarzane i należycie chronione.
Przygotowania biura rachunkowego do wdrożenia RODO powinno odbywać się wielotorowo.
Najważniejszy jest audyt, który pozwoli zweryfikować w jakim obszarze przetwarzane są dane osobowe, jakie to są dane, czy jak są one zabezpieczane. Jest to pierwsza i podstawowa czynność do wykonania – bez niej nie sposób jest poznać swojego przedsiębiorstwa.
Fundacja przygotowała prostą, intuicyjną ankietę audytową, która pozwala zdiagnozować aktualny stan biura rachunkowego. Została ona napisana prostym, nieprawniczym językiem, tak aby jej wypełnienie nie sprawiało trudności. W razie jednak jakichkolwiek wątpliwości specjaliści są do dyspozycji Księgowych i służą swoją pomocą.
Na podstawie prawidłowo przeprowadzonego audytu – po jego zweryfikowaniu i ewentualnym wyjaśnieniu niejasności – powstaje dedykowana dokumentacja RODO dla biur rachunkowych. Specjaliści Fundacji przygotowują dopasowane do konkretnego biura księgowego dokumenty, a także zalecenia i rekomendację w zakresie rzeczy, które można poprawić.
W końcu, wraz z dokumentami przesyłana jest również instrukcja jak należy „wdrożyć” poszczególne dokumenty w swoje procedury i w jakich sytuacjach należy ich używać.
Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych
Co przy tym ważne dokumentacja RODO dla biur rachunkowych obejmuje kilkanaście pozycji. Ich pełen wykaz znajduje się pod tym adresem: wykaz dokumentów.
Najważniejsze z nich to:
- polityka ochrony danych – czyli podstawowy dokument stanowiący zbiór zasad stosowanych w biurze rachunkowym w zakresie ochrony danych osobowych,
- dostosowane klauzule informacyjne – dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych, pracowników itd.
- wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – zabezpieczającej interesy księgowego jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe swoich klientów.
