Nowe obowiązki dla instytucji obowiązanych wynikają z przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Można je skwitować krótko – biuro rachunkowe AML, stąd taki tytuł. Tekst ustawy liczący bagatela 130 stron do znalezienia tutaj: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000723/U/D20180723Lj.pdf. Instytucją obowiązaną, zgodnie z definicją ustawową jest podmiot, który musi wykonywać obowiązki dotyczące identyfikacji i weryfikacji podmiotów lub transakcji, które mogą budzić podejrzenie prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Definicja ta obejmuje również podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podmioty prowadzące tzw. pełną księgowość oraz prowadzące usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Niewątpliwie działalność biura rachunkowego wpisuje się w tę definicję.
Biuro rachunkowe AML – nowe obowiązki, nowe procedury
Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, muszą w szczególności monitorować transakcje zawierane przez swoich klientów i te podejrzane (których okoliczności mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu) zgłaszać do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Więcej informacji o GIIF można znaleźć tutaj: https://www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej.
W związku z tym Księgowi powinni wdrożyć odpowiednie procedury AML, które opracowali i przygotowali dla Państwa specjaliści Fundacji Entropia.
Biura rachunkowe, jak wszystkie instytucje obowiązane są kontrolowane przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w zakresie wypełniania przez nie obowiązków w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Najskuteczniejszą metodą potwierdzającą wywiązywanie się z obowiązków jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, zawierającej dopasowane dla właścicieli pracowników biura rachunkowego procedury, co gwarantuje ustalony, zgodny z przepisami sposób działania.
Obowiązek rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy
Wypełniając obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu biura rachunkowe przede wszystkim rozpoznają i oceniają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi zawieranymi z klientami lub z transakcjami okazjonalnymi realizowanymi przez nich. Przez klienta, zgodnie z ustawą AML, rozumiemy osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której biuro rachunkowe świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej działalności zawodowej.
Na podstawie identyfikacji i oceny ryzyka biura stosują odpowiednie, opisane we właściwej procedurze, środki bezpieczeństwa finansowego. Zadaniem tych środków jest przede wszystkim uzyskanie informacji na temat ich klientów oraz celu, dla którego korzystają oni z usług i produktów oferowanych przez instytucje obowiązane.
Obowiązek raportowania o transakcjach
Kolejny obowiązek dotyczy przekazywania informacji o tzw. transakcjach ponadprogowych, tj. takich, których równowartość przekracza wartość 15 tys. EUR i które są:
- wpłatą lub dokonaną wypłatą środków pieniężnych (czyli transakcją gotówkową),
- transferem środków pieniężnych (w tym transferem przychodzącym spoza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej na rzecz odbiorcy, którego dostawcą usług płatniczych jest instytucja obowiązana), z wyłączeniem pewnych wyjątków wskazanych w ustawie,
- transakcją kupna lub sprzedaży wartości dewizowych,
- czynnością notarialną, określoną w ustawie.
Obowiązek blokowania rachunków i wstrzymania transakcji
Na żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej instytucje obowiązane (biura rachunkowe) mają obowiązek zablokowania rachunków i wstrzymania transakcji oraz przekazania lub udostępnienia GIIF posiadanych informacji i dokumentów. Wstrzymywanie transakcji lub blokady rachunku dokonywane jest również na podstawie stosownego postanowienia prokuratora.
W celu przeciwdziałania terroryzmowi i finansowaniu terroryzmu, występuje również po stronie instytucji obowiązanej konieczność stosowania szczególnych środków ograniczających przeciwko osobom i podmiotom wskazanym na listach publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. W przypadku wystąpienia okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, jak również o przypadkach powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z jednym z przestępstw biura rachunkowe zawiadamiają Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Obowiązek identyfikowania beneficjentów rzeczywistych
Biura rachunkowe muszą również identyfikować beneficjentów rzeczywistych firm, które obsługują. Beneficjentem rzeczywistym jest osoba mająca realny wpływ na działalność przedsiębiorcy (klienta biura rachunkowego). Z zapisów ustawy AML wynika, że beneficjentem rzeczywistym może być każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad przedsiębiorcą – poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez przedsiębiorcę, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Link do tzw. cerbera znajdziecie Państwo tutaj: https://www.podatki.gov.pl/crbr/.
Wdrożenie procedur AML w biurze rachunkowym
Ustawa AML przewiduje również szereg czynności związanych oceną ryzyka i identyfikacji podejrzanych transakcji, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane. Konieczne będzie wdrożenie odpowiednich dokumentów opisujących procedury zgłaszania podejrzanych transakcji oraz postępowania z klientami. Także w tym wypadku przygotowana dla konkretnego biura rachunkowego procedura będzie gwarantowała dołożenie należytej staranności przy wykonywaniu nałożonych ustawą obowiązków.
Zgodnie z ustawą AML należy wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności (o dokumentacji compliance pisaliśmy tutaj: https://fundacjaentropia.pl/dokumentacja-compliance/) działalności z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli za realizację obowiązków w zakresie AML (należy mieć na uwadze różne formy prowadzenia działalności przez biura rachunkowe – obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych/osoby odpowiedzialnej ciąży również na podmiotach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Ponadto w dokumentacji powinny znaleźć się zapisy dotyczące metodyki oceny ryzyka oraz systemu monitorowania w odniesieniu do klientów i ich transakcji. Biuro rachunkowe powinno mieć również zdefiniowane stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego dla budzących podejrzenie transakcji, bądź też zachodzi uzasadnione podejrzenie, że transakcja może mieć związek z popełnieniem przestępstwa.
Raportowanie do GIIF
Jednym z najważniejszych punktów dokumentacji jest sposób raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Również w tym zakresie specjaliści Fundacji Entropia po analizie profilu klienta wskazują odpowiednie rozwiązania dopasowane do skali i rodzaju działalności biura rachunkowego.
Procedury AML w biurze rachunkowym
W opracowanej przez Fundację Entropia procedurze znajdują się również wymagane zapisy dotyczące zasad kontroli wewnętrznej. Oczywiście zapisy będą dostosowane do potrzeb i wielkości danego biura rachunkowego.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków stanowi realizację zasady przejrzystości, jak również gwarantuje rozliczalność spełnienia przepisów w przypadku ewentualnej kontroli.
Dodatkowo Fundacja Entropia pomoże zorganizować również wymagane przepisami regularne szkolenia w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Podsumowując, realizację nowych obowiązków przez biura rachunkowe można przedstawić jako zamknięty cykl powtarzających się działań. Na działania te składają się rozpoznanie ryzyka (pierwsza ocena ryzyka dokonywana jest przez ekspertów Fundacji Entropia na podstawie informacji uzyskanych od klienta), identyfikacja klienta oraz jego beneficjentów rzeczywistych i prowadzonych przez klienta operacji gospodarczych, stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz procedur wykrywania i zgłaszania do GIIF naruszeń, a także szkolenia, czyli bieżące podnoszenie wiedzy pracowników instytucji obowiązanej. Należy również pamiętać, że za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML przepisy przewidują możliwość nałożenia na biuro rachunkowe administracyjnej kary finansowej. Należy więc uznać, że obowiązek wdrożenia procedury jest istotnym i dość pilnym obowiązkiem ciążącym na przedsiębiorcy prowadzącym biuro rachunkowe.
Prawnicy fundacji służą pomocą wszystkim zainteresowanym. Kontakt możliwy jest za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego:
